Odpowiedzialność porządkowa to jeden z instrumentów, którymi pracodawca dysponuje wobec pracowników naruszających ustalone reguły. Kodeks pracy przewiduje trzy rodzaje kar: upomnienie, naganę i karę pieniężną. Każda z nich musi być nałożona z zachowaniem ścisłej procedury. Niedochowanie któregokolwiek z warunków powoduje wadliwość kary i otwiera pracownikowi drogę do jej skutecznego zakwestionowania.

Nałożona kara nie pozostaje jednak w aktach osobowych pracownika na zawsze. Kodeks pracy przewiduje instytucję zatarcia kary porządkowej, uregulowaną w art. 113 Kodeksu pracy, której celem jest ograniczenie w czasie skutków ukarania — po spełnieniu określonych warunków kara uznawana jest za niebyłą, a dokumenty z nią związane usuwane z akt osobowych.

Zgodnie z art. 113 § 1 Kodeksu pracy karę uznaje się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Zatarcie następuje z mocy prawa — automatycznie, bez konieczności podejmowania przez pracodawcę jakiejkolwiek decyzji ani wydawania odrębnego pisma. Po upływie roku nienagannej pracy pracodawca ma obowiązek usunąć odpis zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych — jest to czynność obligatoryjna, nie uznaniowa.

Przepis nie definiuje pojęcia nienagannej pracy. Orzecznictwo Sądu Najwyższego i doktryna prawa pracy zgodnie przyjmują, że nienaganna praca to praca wykonywana w sposób, który nie daje powodu do ponownego pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej, a więc praca bez nowych kar, nie zaś praca wzorowa czy doskonała. Pracownik nie musi przez rok zachwycać pracodawcę ponadprzeciętnym zaangażowaniem. Wystarczy, że nie popełni nowego przewinienia uzasadniającego kolejną karę porządkową. Warto przy tym pamiętać, że nienaganność pracy oceniana jest wyłącznie przez pryzmat odpowiedzialności porządkowej — nie ma tu znaczenia np. nałożenie grzywny przez organ kontrolny czy inne sankcje spoza Kodeksu pracy.

Pracodawca może uznać karę za niebyłą przed upływem rocznego terminu — z własnej inicjatywy lub na wniosek zakładowej organizacji związkowej reprezentującej ukaranego pracownika. To uprawnienie, a nie obowiązek pracodawcy, a pracownik nie dysponuje żadnymi środkami prawnymi, które pozwoliłyby mu wymusić taką decyzję. Jeżeli pracodawca odmówi wcześniejszego zatarcia, pracownik musi czekać na upływ rocznego terminu.

Warto zwrócić uwagę, że większość komentatorów i praktyków prawa pracy stoi na stanowisku, że celem instytucji zatarcia jest rzeczywiste i kompleksowe usunięcie wszelkich śladów ukarania. Dlatego też usunięciu powinny podlegać wszystkie dokumenty wytworzone w związku z nałożeniem kary, nie tylko odpis zawiadomienia.