Warunki zatrudnienia określone w umowie o pracę, co do zasady, nie mogą być zmieniane jednostronnie przez pracodawcę. Każda istotna modyfikacja wymaga albo porozumienia z pracownikiem, albo zastosowania szczególnego trybu przewidzianego w Kodeksie pracy. Tym trybem jest wypowiedzenie zmieniające, uregulowane w art. 42 Kodeksu pracy.

Wypowiedzenie zmieniające jest konieczne wyłącznie wtedy, gdy pracodawca zamierza zmienić istotne elementy stosunku pracy wynikające z umowy o pracę. Nie każda modyfikacja warunków zatrudnienia wymaga tego trybu — jedynie ta, która dotyka elementów wyraźnie określonych w umowie i ma dla pracownika istotne znaczenie. Zmiany nieistotne (nie ingerujące w treść umowy), wynikające z bieżącego zarządzania zakładem pracy mogą być wprowadzane w ramach zwykłego polecenia służbowego, bez konieczności wręczania formalnego dokumentu.

Przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu elementów, które mogą być zmienione w tym trybie. Kodeks pracy posługuje się w tym przypadku ogólnym pojęciem „warunki pracy i płacy”. W praktyce wypowiedzenie zmieniające najczęściej dotyczy następujących elementów:

• wynagrodzenia — zarówno jego obniżenia, jak i podwyższenia. To najczęstszy powód sięgania po ten instrument, szczególnie w czasie restrukturyzacji lub trudności finansowych firmy;
• stanowiska pracy — zmiana nazwy stanowiska, zakresu obowiązków lub miejsca w strukturze organizacyjnej, jeśli wynika z umowy o pracę i ma dla pracownika istotne znaczenie;
• wymiaru czasu pracy — obniżenie etatu z pełnego na część lub odwrotnie. To zmiana o szczególnym znaczeniu praktycznym, bo wpływa bezpośrednio na wysokość wynagrodzenia i wymiar urlopu wypoczynkowego;
• miejsca wykonywania pracy — jeśli miejsce pracy jest określone w umowie, jego zmiana wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Dotyczy to zarówno zmiany miejscowości, jak i konkretnego adresu, jeśli był wskazany w umowie;
• systemu lub rozkładu czasu pracy — zmiana systemu pracy z jednozmianowego na wielozmianowy lub wprowadzenie innego rozkładu czasu pracy, jeśli wynikał z umowy.

Sąd Najwyższy w uchwale z 28 kwietnia 1994 r. (I PZP 52/93) przesądził, że niedopuszczalna jest zmiana umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony na umowę na czas określony w drodze wypowiedzenia zmieniającego. To kluczowe ograniczenie — pracodawca nie może w ten sposób pozbawić pracownika ochrony wynikającej z umowy bezterminowej. Niedopuszczalna jest też zmiana innych elementów stosunku pracy, które nie mają charakteru warunków pracy i płacy w rozumieniu art. 42 Kodeksu pracy (np. zasad odpowiedzialności materialnej czy klauzul dotyczących zakazu konkurencji).

Warto pamiętać, że wypowiedzenie zmieniające to instrument stosowany wtedy, gdy pracownik nie wyraża zgody na proponowane zmiany. Jeśli obie strony są zgodne co do nowych warunków, zmianę można wprowadzić porozumieniem zmieniającym. Jest ono trybem szybszym, niewymagającym zachowania okresu wypowiedzenia i nieobciążonym ryzykiem odmowy ze strony pracownika. Porozumienie ma formę pisemną i wchodzi w życie w terminie uzgodnionym przez strony.