Delegowanie pracowników do pracy poza ich stałym miejscem zamieszkania wiąże się z koniecznością zapewnienia im zakwaterowania. Z perspektywy podatkowej jest to świadczenie, które co do zasady stanowi przychód pracownika. Przepisy przewidują jednak zwolnienie od opodatkowania do określonego limitu.

Zapewnienie pracownikowi nieodpłatnego zakwaterowania w miejscu delegowania stanowi co do zasady nieodpłatne świadczenie w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Organy podatkowe konsekwentnie prezentują stanowisko, że takie świadczenie spełnia kryteria wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku — jest spełniane za zgodą pracownika, w jego interesie i przynosi mu wymierną korzyść przypisaną indywidualnie — a zatem stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. Odmienne stanowisko zajmuje jednak Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w szeregu wyroków wskazał, że zakwaterowanie zapewnione pracownikowi delegowanemu może być świadczeniem w interesie pracodawcy, a nie pracownika — szczególnie gdy charakter pracy wymusza przebywanie w określonym miejscu. W takim przypadku drugie kryterium wyroku TK nie jest spełnione i świadczenie nie stanowi przychodu. Rozbieżność między stanowiskiem fiskusa a linią orzeczniczą NSA sprawia, że każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny — a przy wątpliwościach warto sięgnąć po interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Jeśli zapewnienie noclegu pracownikowi delegowanemu zostanie zakwalifikowane jako przychód, to warto pamiętać, że ustawodawca przewidział zwolnienie od opodatkowania wartości takiego świadczenia. W tym celu muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki. Po pierwsze, miejsce zamieszkania pracownika musi być położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Po drugie, pracownik nie może korzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów z tytułu dojazdów do pracy (art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jeśli oba warunki są spełnione, zwolnienie obejmuje wartość zakwaterowania do kwoty 500 zł miesięcznie na każdego pracownika. Nadwyżka ponad 500 zł podlega opodatkowaniu i musi zostać doliczona do podstawy opodatkowania pracownika w miesiącu, w którym świadczenie zostało przekazane.

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których pracodawcy wynajmują jeden lokal dla kilku pracowników jednocześnie. W takim przypadku opłatę za lokal dzieli się przez liczbę pracowników i tak obliczona kwota przypadająca na jednego pracownika jest porównywana z limitem 500 zł. Jeśli koszt przypadający na jednego pracownika mieści się w limicie, świadczenie jest wolne od podatku.

Warto pamiętać, że przy podróży służbowej zwrot kosztów zakwaterowania jest wolny od podatku w całości (na podstawie odrębnych przepisów), natomiast przy oddelegowaniu działa wyłącznie ogólne zwolnienie do 500 zł miesięcznie z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie praktyczne — błędna kwalifikacja oddelegowania jako podróży służbowej może prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia podatku.