Bony i karty żywieniowe należą do często oferowanych pracownikom świadczeń pozapłacowych, a jednocześnie do tych, przy których pracodawcy najczęściej mylnie zakładają automatyczne zwolnienie z podatku dochodowego. Tymczasem zwolnienie to nie dotyczy bonów żywieniowych jako takich, lecz wyłącznie ściśle określonej sytuacji, w której pełnią one funkcję zastępczą wobec obowiązku wynikającego z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, ale tylko wtedy, gdy pracodawca — mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów BHP — nie ma możliwości wydania tych posiłków lub napojów bezpośrednio. Kluczowe są tu dwa elementy: po pierwsze, obowiązek zapewnienia posiłków musi faktycznie wynikać z przepisów BHP (chodzi o tzw. posiłki profilaktyczne, przysługujące np. przy pracy fizycznej w niskich lub wysokich temperaturach, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów); po drugie, bon musi stanowić realną alternatywę dla wydania posiłku w naturze, a nie samodzielny benefit oferowany niezależnie od tego obowiązku.

W praktyce warto rozróżnić dwie sytuacje, które z zewnątrz wyglądają identycznie, a podatkowo są traktowane skrajnie odmiennie:

• bon żywieniowy w ramach obowiązku BHP — przekazywany pracownikom wykonującym pracę w warunkach uzasadniających obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych, gdy pracodawca nie ma możliwości wydania ich w naturze. Taki bon korzysta ze zwolnienia zarówno z podatku dochodowego od osób fizycznych, jak i ze składek na ubezpieczenia społeczne, bez górnego limitu kwotowego wskazanego wprost w przepisie; wartość bonu powinna odpowiadać rzeczywistym kosztom posiłku profilaktycznego, ponieważ rażące zawyżenie może skutkować zakwestionowaniem zwolnienia przez organ podatkowy;
• bon żywieniowy jako benefit pozapłacowy — przyznawany niezależnie od obowiązków BHP, np. jako element pakietu socjalnego czy elementu wynagrodzenia motywacyjnego. Taki bon stanowi w całości przychód pracownika ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz oskładkowaniu na zasadach ogólnych, niezależnie od jego nazwy handlowej.

Największe rozbieżności interpretacyjne dotyczą kart przedpłaconych, którymi pracownik może płacić w dowolnych sklepach spożywczych lub punktach gastronomicznych, bez ograniczenia asortymentu do posiłków profilaktycznych. Organy podatkowe przez wiele lat prezentowały stanowisko, że zwolnienie nie przysługuje, jeżeli pracodawca nie kontroluje, na jakie konkretnie produkty pracownik przeznacza środki z bonu — brak takiej kontroli uniemożliwiał, zdaniem fiskusa, powiązanie świadczenia z obowiązkiem BHP. W nowszych interpretacjach indywidualnych Krajowej Informacji Skarbowej zdarzają się stanowiska dopuszczające zastosowanie zwolnienia także wobec kart uprawniających do zakupu szerokiego katalogu artykułów spożywczych, o ile z regulaminu lub warunków przyznania bonu jasno wynika, że służy on realizacji obowiązku zapewnienia posiłku profilaktycznego. Rozbieżność ta pokazuje, że sama forma świadczenia (karta, bon, kupon) ma znaczenie drugorzędne — decydujące jest udokumentowanie związku z obowiązkiem BHP oraz jednoznaczne wskazanie kręgu uprawnionych pracowników i przesłanek przyznania.

Dla pracodawcy oznacza to konieczność precyzyjnego udokumentowania, którzy pracownicy i na jakiej podstawie otrzymują bony żywieniowe — najlepiej poprzez wewnętrzny regulamin lub zarządzenie odwołujące się wprost do przepisów o posiłkach profilaktycznych oraz wskazujące stanowiska lub warunki pracy uzasadniające taki obowiązek. Brak takiej dokumentacji, nawet przy prawidłowym co do zasady stanie faktycznym, naraża pracodawcę na zakwestionowanie zwolnienia przez organ podatkowy i konieczność późniejszego doliczenia wartości bonów do przychodu pracownika wraz z odsetkami za zwłokę od zaległości podatkowych.