PIT-11 to dokument, który pracodawca wystawia raz w roku. Jednak zawarte w nim błędy mogą wyjść na jaw znacznie później, gdy pracownik złoży zeznanie roczne lub gdy urząd skarbowy zweryfikuje dane. Korekta PIT-11 nie jest czynnością skomplikowaną technicznie, ale wymaga działania w odpowiedniej kolejności i świadomości konsekwencji, jakie błędny dokument może wywołać zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika.

Korekta PIT-11 jest obowiązkowa zawsze, gdy pierwotna informacja zawiera błędy mające wpływ na wysokość podatku należnego pracownika. Najczęstsze przyczyny korekty to:

• nieprawidłowe kwoty przychodu,
• błędnie wykazane koszty uzyskania przychodów,
• nieprawidłowa kwota pobranych zaliczek na PIT,
• błędy w kwocie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także
• błędy w danych identyfikacyjnych pracownika — nr PESEL, NIP, imię i nazwisko, adres zamieszkania.

Nie każdy błąd wymaga jednak korekty. Jeżeli pomyłka nie wpływa na wysokość podatku — np. literówka w adresie, która nie zmienia danych identyfikacyjnych — pracodawca może wyjaśnić rozbieżność pisemnie do urzędu skarbowego, bez konieczności składania pełnej korekty. Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej oceny.

Korekta PIT-11 polega na złożeniu nowego formularza PIT-11 z zaznaczeniem, że jest to korekta. Składa się ją wyłącznie elektronicznie — do urzędu skarbowego właściwego dla pracownika. Jednocześnie pracodawca ma obowiązek przekazać skorygowany PIT-11 pracownikowi.

Wadliwe wystawienie informacji podatkowej stanowi wykroczenie skarbowe w rozumieniu Kodeksu karnego skarbowego. Pracodawca naraża się na grzywnę — jej wysokość zależy od wagi błędu i tego, czy pracodawca działał z własnej inicjatywy, czy dopiero po wezwaniu urzędu. Jeżeli korekta wynika z faktu nieodprowadzenia zaliczek w terminie, pracodawca musi oprócz korekty dokumentów uregulować zaległość wraz z odsetkami za zwłokę.

Pracownik, który otrzymał korektę PIT-11 wykazującą wyższy podatek niż pierwotna wersja dokumentu, może być zobowiązany do złożenia korekty zeznania rocznego i dopłaty podatku wraz z odsetkami — liczonymi od dnia następnego po upływie terminu płatności podatku wynikającego z pierwotnego zeznania. Termin na skorygowanie zeznania rocznego wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Pracownik nie odpowiada jednak za błędy pracodawcy jako płatnika — jeżeli zaniżenie zaliczki wynikało z błędu pracodawcy, odpowiedzialność płatnika i podatnika jest rozgraniczona.