Kodeks pracy oraz przepisy wykonawcze precyzyjnie regulują sposób postępowania w przypadku nieobecności pracownika w pracy, jednak w praktyce wciąż pojawiają się wątpliwości co do tego, jak należy oceniać sytuacje graniczne — w szczególności zgłoszenie urlopu na żądanie już po rozpoczęciu nieobecności oraz dostarczenie zwolnienia lekarskiego z opóźnieniem.

Przepisy rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy nakładają na pracownika obowiązek niezwłocznego zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania — najpóźniej drugiego dnia nieobecności. Forma jest dowolna: osobiście, przez inną osobę, telefonicznie, mailowo. Kluczowe jest to, że sam fakt późniejszego dostarczenia usprawiedliwienia (np. zwolnienia lekarskiego) nie zwalnia z obowiązku wcześniejszego poinformowania o samej nieobecności. To dwa odrębne obowiązki i pracodawca może je oceniać osobno.

Urlop na żądanie (art. 167² Kodeksu pracy) to jeden z najczęstszych sposobów, w jaki próbuje się „na szybko” zalegalizować nieplanowaną nieobecność. Trzeba jednak pamiętać, że urlop na żądanie nie jest automatyczny. Pracownik musi zgłosić chęć jego wykorzystania, a pracodawca musi tę informację faktycznie otrzymać, zanim nieobecność się rozpocznie (najpóźniej w dniu, w którym pracownik miał stawić się do pracy, ale przed rozpoczęciem zmiany). Zgłoszenia nie da się też „naprawić” po fakcie, twierdząc, że przecież miało to być traktowane jako urlop na żądanie — bez wcześniejszej wiadomości pracodawca ma pełne prawo potraktować taki dzień jako nieusprawiedliwioną nieobecność. Co więcej, pracodawca może z ważnych przyczyn odmówić udzielenia urlopu na żądanie, więc samo zgłoszenie chęci jego wzięcia też nie daje stuprocentowej gwarancji, że będzie można z niego skorzystać.

Zdarzają się również sytuacje, w których pracownik znika na kilka dni, a zwolnienie lekarskie trafia do systemu ZUS PUE dopiero po fakcie — czasem z datą wystawienia obejmującą także dni, w których pracodawca już zdążył potraktować nieobecność jako nieusprawiedliwioną. Zwolnienie lekarskie rzeczywiście usprawiedliwia nieobecność od dnia w nim wskazanego, niezależnie od tego, kiedy fizycznie trafiło do pracodawcy. Nie usprawiedliwia jednak samego zaniechania obowiązku informacyjnego. Oczywiście trzeba mieć na względzie sytuacje losowe, kiedy pracownik z obiektywnych przyczyn nie może powiadomić pracodawcy o swojej nieobecności.

Nieusprawiedliwiona nieobecność to nie tylko brak wynagrodzenia za dany dzień. To także:

• podstawa do nałożenia kary porządkowej (upomnienie, nagana, kara pieniężna),
• w powtarzających się przypadkach — podstawa wypowiedzenia umowy,
• a przy dłuższej, „milczącej” nieobecności — nawet podstawa do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 Kodeksu pracy), jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

To ostatnie rozwiązanie bywa stosowane właśnie w sytuacjach, gdy pracownik zniknął bez słowa, a usprawiedliwienie (np. zwolnienie lekarskie) pojawia się dopiero po tym, jak pracodawca — nie mając żadnego sygnału — zdążył już rozwiązać umowę. Orzecznictwo dopuszcza taką kolejność zdarzeń, jeśli pracodawca w momencie podejmowania decyzji rzeczywiście nie miał żadnej wiedzy o przyczynie nieobecności.

W regulaminie pracy można zawrzeć procedurę zgłaszania nieobecności — kanał kontaktu, termin, kto przyjmuje zgłoszenie. Ułatwia to późniejszą ocenę, czy obowiązek informacyjny został dochowany.