Zgodnie z art. 167(2) Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym, a pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Co istotne, te 4 dni nie są dodatkowym urlopem — stanowią część rocznego wymiaru urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni), tylko udzielanego w specjalnym, uproszczonym trybie. Mechanizm omawianego urlopu nastręcza trudności zarówno pracownikom, jak i osobom zarządzającym zespołami.

Przepis nie nakłada na pracownika obowiązku wskazania powodu, dla którego chce skorzystać z urlopu na żądanie, i pracodawca nie ma prawa tego wymagać. To prywatna sprawa pracownika — wystarczy samo zgłoszenie żądania, bez uzasadnienia czy usprawiedliwienia. Nie jest też wymagana żadna szczególna forma zgłoszenia — może to nastąpić ustnie, telefonicznie, mailowo czy SMS-em, choć dla celów dowodowych warto, by pracodawca uregulował tę kwestię w regulaminie pracy.

Kluczowa zasada jest jednak taka, że pracodawca musi wyrazić zgodę, zanim pracownik zacznie urlop. To najczęstsze źródło sporów. Pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody. Zdaniem SN (wyrok z 16 września 2008 r., II PK 26/08), rozpoczęcie urlopu przed jego udzieleniem przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, czyli ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Warto, by procedura zgłaszania urlopu na żądanie (forma, kanał komunikacji, czas reakcji przełożonego) była jasno opisana w regulaminie pracy — to ułatwia rozstrzyganie spornych sytuacji i chroni firmę przed nieporozumieniami przy ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy sporze sądowym.