Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to instytucja, która w wielu firmach funkcjonuje latami z przyzwyczajenia — bez refleksji, czy jest nadal obowiązkowa i czy można z niej zrezygnować. Tymczasem przepisy dają pracodawcom spoza sfery budżetowej realną możliwość likwidacji funduszu, choć procedura zależy od kilku czynników.

Pracodawcy ze sfery budżetowej (jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe) mają bezwzględny obowiązek tworzenia ZFŚS i nie mogą z niego zrezygnować, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Zakaz ten jest absolutny i nie podlega żadnym wyjątkom. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą zrezygnować z tworzenia funduszu, ale procedura różni się w zależności od tego, czy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy, czy regulaminem wynagradzania.

Pracodawca objęty zakładowym układem zbiorowym pracy musi zmienić ten układ, wprowadzając do niego postanowienia o likwidacji ZFŚS. Do zmiany układu wymagana jest zgoda wszystkich zakładowych organizacji związkowych działających u pracodawcy — zarówno tych, które układ podpisały, jak i tych, które do niego przystąpiły. To procedura czasochłonna i wymagająca konsensusu, który nie zawsze jest łatwy do osiągnięcia.

Pracodawca nieobjęty układem zbiorowym, ale posiadający regulamin wynagradzania, może zrezygnować z ZFŚS poprzez zmianę tego regulaminu. Zmiana wymaga uzgodnienia z zakładową organizacją związkową, a jeśli w zakładzie nie działają związki zawodowe — z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u którego nie działają związki zawodowe i który nie ma obowiązku posiadania regulaminu wynagradzania, może zrezygnować z ZFŚS samodzielnie. Musi jedynie poinformować pracowników o rezygnacji do 31 stycznia danego roku kalendarzowego (rezygnacja jest skuteczna od początku tego roku).

Rezygnacja z tworzenia funduszu oznacza brak obowiązku dokonywania nowych odpisów, ale nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prawidłowego gospodarowania środkami już zgromadzonymi. Faktyczna likwidacja funduszu może nastąpić dopiero z momentem wykorzystania wszystkich środków zgromadzonych na rachunku bankowym ZFŚS. Środki te nie mogą być po prostu przelane z powrotem do kasy firmy. Muszą one zostać wydatkowane zgodnie z regulaminem funduszu i na cele socjalne.

Wraz z likwidacją funduszu traci moc obowiązujący regulamin ZFŚS. Pracodawca powinien zadbać o to, żeby rezygnacja z funduszu była spójna z wprowadzonymi zmianami w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym. Niespójność tych dokumentów może rodzić wątpliwości co do ważności całej procedury.