W praktyce kadrowej zdarzają się sytuacje, gdy pracodawca nalicza i odprowadza składki ZUS od świadczenia, które — jak okazuje się później — nie powinno było wejść do podstawy wymiaru składek, bo nie stanowiło przychodu pracownika. Może to wynikać z błędnej kwalifikacji podatkowej świadczenia, późniejszej zmiany interpretacji przepisów lub uzyskania interpretacji indywidualnej potwierdzającej brak przychodu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, z wyłączeniem przychodów wymienionych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Skoro podstawa jest pochodną przychodu, brak przychodu oznacza brak podstawy wymiaru składek. Jeżeli pracodawca naliczyłby składki od świadczenia, które nie stanowi przychodu, składki te byłyby nienależnie opłacone i co do zasady powinny zostać skorygowane.

Pracodawca będący płatnikiem składek ma obowiązek złożenia korygujących dokumentów rozliczeniowych (ZUS DRA i ZUS RCA) za okresy, w których składki zostały nienależnie odprowadzone. Korekta jest możliwa w ciągu 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczanych w korygowanych dokumentach. Po upływie tego terminu płatnik traci możliwość samodzielnej korekty. Warto pamiętać, że korekta dokumentów rozliczeniowych powinna być spójna z korektą zaliczek na podatek dochodowy.

Po złożeniu korygujących dokumentów rozliczeniowych na koncie płatnika w ZUS powstaje nadpłata. Pracodawca może wystąpić do ZUS z wnioskiem o jej zwrot — na formularzu ZUS-RZS-P dostępnym na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. ZUS ma obowiązek zwrotu nadpłaty w terminie 30 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku — jeżeli tego terminu nie dotrzyma, płatnikowi należą się odsetki.

Nadpłata składek dzieli się na dwie części: składki finansowane przez pracodawcę, których zwrot trafia bezpośrednio do pracodawcy, oraz składki finansowane przez pracownika, które zostały potrącone z jego wynagrodzenia. Tę drugą część pracodawca powinien zwrócić pracownikowi. Zwrócone pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne stanowią dla niego przychód ze stosunku pracy w momencie ich faktycznej wypłaty — pracodawca ma obowiązek pobrać od tej kwoty zaliczkę na podatek dochodowy i wykazać ją w PIT-11.

Na zakończenie warto zwrócić uwagę, że w praktyce zdarza się, że kwota nadpłaconych składek jest niewielka, a koszty administracyjne korekty — czas pracy działu kadr i płac, konieczność korekty dokumentów za kilka miesięcy wstecz, kontakt z ZUS — przewyższają uzyskaną korzyść finansową. Przepisy nie zwalniają pracodawcy z obowiązku korekty ze względu na jej niską wartość — jednak w sytuacji, gdy nadpłata jest marginalna i wynika z jednorazowej pomyłki, pracodawcy niekiedy decydują się na pozostawienie dokumentów bez zmian, przyjmując ryzyko ewentualnych uwag przy kontroli ZUS.