Od 1 lipca 2026 roku obowiązują nowe zasady składania dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Zmiany wprowadza ustawa z 13 lutego 2026 roku o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Jej głównym celem jest elektronizacja procesu przyznawania i wypłaty zasiłków oraz ograniczenie zbędnych formalności.

Przed 1 lipca 2026 roku pracodawcy będący płatnikami zasiłków nie mogli przyjmować od swoich pracowników wniosków zasiłkowych w formie elektronicznej. Dokument musiał mieć postać papierową z własnoręcznym podpisem. Od 1 lipca 2026 roku pracownik może już złożyć wniosek w formie elektronicznej — mailem, przez system kadrowo-płacowy lub jako skan dokumentu. Elektroniczne kopie dokumentów przekazywanych przez płatnika do ZUS są zrównane z papierowymi oryginałami.

Gdy płatnikiem zasiłku opiekuńczego jest ZUS, ubezpieczony rodzic nie musi już przedkładać odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka — ZUS samodzielnie pobierze niezbędne dane z Rejestru Stanu Cywilnego. Uproszczenie to nie dotyczy sytuacji, gdy płatnikiem zasiłku jest pracodawca, który nie ma dostępu do systemów urzędowych.

Jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków i otrzymał od pracownika dokumenty dotyczące zasiłku, ma obowiązek przekazać je do ZUS w formie papierowej lub elektroniczniej przez portal eZUS najpóźniej w terminie 7 dni od ich otrzymania. Co istotne, jeśli dokument został przekazany elektronicznie, nie ma już konieczności dosyłania jego papierowej wersji.