Prawo pracy posługuje się kilkoma formami dokonywania czynności, takich jak zawieranie umów, składanie oświadczeń czy wniosków. Przez lata dominowała forma pisemna, ale w praktyce kadrowej mogą pojawiać się wątpliwości: czy e-mail wystarczy, czy skan dokumentu jest równoważny oryginałowi i czy podpis zaufany zastępuje podpis własnoręczny. Czy podpis zaufany zastępuje własnoręczny? Odpowiedź zależy od tego, jakiego pojęcia użył ustawodawca w konkretnym przepisie — a te pojęcia nie są synonimami.

Forma pisemna w rozumieniu Kodeksu cywilnego (stosowanego odpowiednio przez art. 300 Kodeksu pracy) wymaga złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. To klasyczny papier z podpisem — lub jego elektroniczny odpowiednik, jakim jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu. Forma pisemna jest zastrzeżona w Kodeksie pracy dla czynności o szczególnym znaczeniu — przede wszystkim dla umowy o pracę, umowy o zakazie konkurencji (pod rygorem nieważności) czy oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy. E-mail bez kwalifikowanego podpisu nie spełnia wymogu formy pisemnej, nawet jeśli jego autor podpisał się imieniem i nazwiskiem.

Forma elektroniczna w rozumieniu art. 781 Kodeksu cywilnego to oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest prawnie równoważna formie pisemnej — podpisany kwalifikowanym podpisem e-mail ma taką samą moc jak dokument papierowy z własnoręcznym podpisem. W prawie pracy forma elektroniczna pojawia się jako alternatywa dla pisemnej tam, gdzie przepis wyraźnie na nią zezwala.

Postać elektroniczna to pojęcie odrębne od „formy elektronicznej” i znacznie mniej sformalizowane. Zachowanie postaci elektronicznej następuje np. wtedy, gdy oświadczenie woli zostanie złożone w wiadomości e-mail zakończonej imieniem i nazwiskiem nadawcy lub innymi danymi umożliwiającymi identyfikację osoby składającej oświadczenie. Nie wymaga podpisu kwalifikowanego — wystarczy, by możliwa była identyfikacja nadawcy. Obejmuje też podpis zaufany (ePUAP) i podpis osobisty (e-dowód).

Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie Kodeksu pracy zastąpiła wymóg „formy pisemnej” pojęciem „postaci papierowej lub elektronicznej” w kilkunastu konkretnych przepisach. Tam, gdzie do tej pory wymagany był wyłącznie papier z odręcznym podpisem, pracodawca lub pracownik może teraz legalnie sięgnąć po kanał elektroniczny. Zmiana objęła m.in. wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, wnioski urlopowe, konsultację zamiaru wypowiedzenia ze związkami zawodowymi, przekazanie informacji o monitoringu czy sporządzenie rozkładu czasu pracy. Oznacza to, że zwykły e-mail z imieniem i nazwiskiem nadawcy może skutecznie zastąpić papierowy wniosek — bez konieczności stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zmiana nie objęła wszystkich czynności kadrowych — tam, gdzie przepis nadal posługuje się pojęciem „formy pisemnej” lub zastrzega formę pisemną „pod rygorem nieważności”, wymóg własnoręcznego podpisu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego pozostaje w mocy. Dotyczy to m.in. umowy o pracę, oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, umowy o zakazie konkurencji czy porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia. W tych przypadkach e-mail nadal nie wystarczy.