Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek to dokument, który jest zwykle potrzebny przed przetargiem, przy ubieganiu się o kredyt, czy w toku due diligence przed transakcją. Dopiero w tym momencie część pracodawców uświadamia sobie, że terminowość rozliczeń z ZUS ma bezpośrednie przełożenie na wiarygodność i płynność operacyjną firmy.

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek wydawane jest przez ZUS na wniosek płatnika składek na podstawie art. 50 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 217–219 Kodeksu postępowania administracyjnego. Dokument potwierdza stan rozliczeń płatnika na konkretny dzień — nie za dowolny okres historyczny, lecz na moment jego wystawienia. ZUS sprawdza zapisy na koncie płatnika: złożone dokumenty rozliczeniowe i faktycznie dokonane wpłaty. Jeśli na koncie nie ma zadłużenia — zaświadczenie zostaje wydane. Jeśli zaległości istnieją — ZUS wydaje decyzję odmowną, od której przysługuje odwołanie do sądu.

Wniosek składa się na formularzu RWN — przez platformę eZUS (elektronicznie), osobiście w placówce ZUS lub pocztą. Zaświadczenie może być wydane w formie papierowej lub elektronicznej.

Lista sytuacji, w których brak zaświadczenia blokuje działanie firmy, jest długa i dotyczy bezpośrednio interesów biznesowych — nie tylko formalnych obowiązków kadrowych. Zaświadczenie jest wymagane lub oczekiwane m.in. przy ubieganiu się o zamówienia publiczne (jako obligatoryjny dokument potwierdzający brak podstaw do wykluczenia z przetargu), wnioskowaniu o kredyt lub leasing (banki i instytucje finansowe rutynowo weryfikują stan rozliczeń z ZUS i US), zawieraniu umów z kontrahentami wymagającymi potwierdzenia wiarygodności finansowej, a także przy transakcjach nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części — gdzie zaległości ZUS mogą obciążyć nabywcę z mocy prawa.

To jeden z mniej znanych, ale bardzo istotnych aspektów praktycznych. Zgodnie z art. 112 Ordynacji podatkowej, stosowanym odpowiednio do należności ZUS (na podstawie art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), nabywca przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części odpowiada solidarnie ze zbywcą za zaległości składkowe powstałe do dnia transakcji — do wysokości wartości nabytego przedsiębiorstwa.