Pracodawca powinien sformułować przyczynę wypowiedzenia w taki sposób, aby była ona zrozumiała dla pracownika. Musi być ona prawdziwa i istotna – musi zaistnieć i nie pozostawać bez wpływu na dalsze trwanie stosunku pracy (na przykład z punktu widzenia oceny pracodawcy dbałości, staranności i uwagi w wykonywaniu swoich obowiązków przez pracownika). Pracodawca powinien przywołać okoliczności i fakty, które miały wpływ na jego decyzję o zwolnieniu pracownika. Nie może tego zrobić w sposób nazbyt ogólnikowy. Doktryna wskazuje jednoznacznie, że przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony musi być konkretna. Zgodnie z treścią wyroku Sadu Najwyższego z dnia 9 lutego 2022 roku, sygn. II PSKP 68/21: skonkretyzowanie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę nie oznacza wyczerpującego powołania wszystkich faktów i zdarzeń, które stały się podstawą decyzji pracodawcy o rozwiązaniu umowy; wystarczy podanie jej pracownikowi w taki sposób, by rozumiał stawiane mu zarzuty i ich istotę oraz miał możliwość obrony.

„Podanie przyczyny oznacza wskazanie konkretnego zdarzenia lub zdarzeń, ewentualnie okoliczności, które – zdaniem pracodawcy – uzasadniają wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia. Opis przyczyny musi umożliwiać jej indywidualizację w miejscu i czasie. W wyroku z 14.05.1999 r., I PKN 47/99, OSNAPiUS 2000/14, poz. 548, SN stwierdził, że wskazanie faktów i rzeczowych okoliczności dotyczących osoby pracownika bądź jego zachowania w procesie świadczenia pracy lub zdarzeń, także niezależnych od niego, mających wpływ na decyzję pracodawcy, spełnia warunek podania konkretnej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę (art. 30 § 4 k.p.). Konkretność wskazania tej przyczyny należy oceniać z uwzględnieniem innych, znanych pracownikowi okoliczności uściślających tę przyczynę (wyrok SN z 2.09.1998 r., I PKN 271/98, OSNAPiUS 1999/18, poz. 577).” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2022).

„Za ugruntowany należy uznać pogląd wyrażony w orzecznictwie Sądu Najwyższego, że „w przepisach Kodeksu pracy istnieje wyraźna dystynkcja pomiędzy czysto formalnym wskazaniem przyczyny wypowiedzenia, czego dotyczy art. 30 § 4 KP, a zasadnością (prawdziwością, rzeczywistością) tej przyczyny, o czym stanowi art. 45 § 1 KP”. Nie przeczy temu pogląd wyrażony przez Sąd Najwyższy w wyroku z 13.10.1999 r., I PKN 304/99, zgodnie z którym „z reguły […], gdy wskazana w wypowiedzeniu umowy o pracę jego przyczyna jest pozorna (nierzeczywista, nieprawdziwa), oznacza to równocześnie, że samo wypowiedzenie jest nieuzasadnione” (w rozumieniu art. 30 § 4 k.p.). Pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku podania przyczyny wypowiedzenia, gdy albo nie wskazuje jej w ogóle, albo kiedy wskazana przyczyna jest niejasna, niedostatecznie konkretna i niezrozumiała dla pracownika. Podanie w piśmie wypowiadającym pracownikowi umowę o pracę zarzutu „niewłaściwego wywiązywania się z obowiązków” nie jest wystarczającym wskazaniem przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę. Z kolei wskazanie faktów i rzeczowych okoliczności dotyczących osoby pracownika bądź jego zachowania w procesie świadczenia pracy lub zdarzeń – także niezależnych od niego – mających wpływ na decyzję pracodawcy, spełnia warunek podania konkretnej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę. Nie może zastąpić wymogu pisemnego wskazania przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę to, iż przyczyna ta, według twierdzeń pracodawcy, była znana pracownikowi.” (M. Barański [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-93, wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022).

Ustawodawca nie określił nawet przykładowego katalogu przyczyn rozwiązania stosunku pracy. Wydaje się to być wręcz niemożliwe, gdyż pracodawca w wypowiedzeniu powinien powoływać się na okoliczności faktyczne, których nie da się skatalogować ze względu na mnogość możliwości. To, czy wskazana przez pracodawcę przyczyna wypowiedzenia spełnia wymogi określone w przepisach i doktrynie powinno być w każdej sytuacji oceniane jednostkowo, z uwzględnieniem całokształtu okoliczności danego przypadku.

Jak wynika z art. 45 § 1 kodeksu pracy „w razie ustalenia, że wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony jest nieuzasadnione lub narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, sąd pracy – stosownie do żądania pracownika – orzeka o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu – o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu”. Niewątpliwie nieujęcie przyczyny wypowiedzenia w treści oświadczenia pracodawcy lub wskazanie jej w sposób zbyt ogólnikowy, niejasny lub powołanie się na przyczynę nieistniejącą stanowi naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów o pracę.

Brak oczekiwanej przez pracodawcę dbałości, staranności i uwagi w wykonywaniu obowiązków pracowniczych uzasadnia wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę (wyrok SN z 4.12.1997 r., I PKN 419/97, OSNAPiUS 1998/20, poz. 598).