Kontrola trzeźwości pracowników to narzędzie, które pracodawcy mogą stosować od 2023 roku. W tym celu muszą pamiętać o wprowadzeniu odpowiedniej procedury i stosowaniu wszelkich wymogów wynikających z przepisów – zarówno co do samego przeprowadzania kontroli jak i przechowywania wyników testów.

Trzeba pamiętać, że wynik badania (pozytywny lub negatywny) jest traktowany jako dane szczególnej kategorii. Pracodawca może je przetwarzać tylko w zakresie i przez czas wskazany w przepisach.

Jeśli badanie nie wykaże alkoholu ani środków działających podobnie, pracodawca nie może archiwizować żadnych danych osobowych dotyczących kontroli.
Może jedynie odnotować fakt jej przeprowadzenia, ale bez wskazania pracownika i bez przechowywania protokołów czy zapisów urządzenia. Jeżeli natomiast badanie wykaże nietrzeźwość, dane mogą być przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do przeprowadzenia postępowania dotyczącego naruszenia obowiązków pracowniczych. Okres ten może być rozszerzony o czas przechowywania dokumentacji związanej z karą porządkową lub rozwiązaniem umowy.

Wynik pozytywny może trafić wyłącznie do:

• części B akt osobowych (gdy skutkuje karą porządkową),
• części C akt osobowych (gdy skutkuje rozwiązaniem umowy),
• dokumentacji powypadkowej (jeśli ma znaczenie dla ustalenia okoliczności).

Nie wolno tworzyć dodatkowych rejestrów ani przechowywać danych na wszelki wypadek.

W praktyce oznacza to, że dane mogą pozostać w aktach maksymalnie przez okres przedawnienia roszczeń, czyli co do zasady 3 lata, ale tylko wtedy, gdy stanowią część dokumentacji pracowniczej. Jeśli pracodawca nie wyciąga konsekwencji – dane należy usunąć niezwłocznie.