Ewidencję czasu pracy pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika. Zgodnie z § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej ewidencja powinna zawierać informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

„Niewywiązywanie się pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy pociągać może daleko idące skutki. Po pierwsze, stanowi ono wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Po drugie, takie działanie pracodawcy powodować może istotne problemy związane z ustaleniem rzeczywistego czasu przepracowanego przez pracownika, a co za tym idzie z obliczeniem wysokości należnego pracownikowi wynagrodzenia. Zgodnie z przyjętym w orzecznictwie i doktrynie stanowiskiem ewidencja czasu pracy stanowi dokument prywatny pracodawcy w rozumieniu art. 245 k.p.c. [kodeksu postępowania cywilnego]. Dokument taki uznać należy za pełnoprawny środek dowodowy, który sąd orzekający może uznać za podstawę swoich ustaleń faktycznych, w oparciu, o które wyda wyrok. Jednak pamiętać należy, że moc dowodowa dokumentu prywatnego jest słabsza niż moc dowodowa dokumentu urzędowego, ponieważ dokumenty prywatne nie korzystają z podstawowego w tym zakresie domniemania, iż ich treść jest zgodna ze stanem rzeczywistym (domniemanie zgodności z prawdą). Zawierają one wyłącznie oświadczenie wiedzy wystawcy dokumentu.” (K. Stefański [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 202).