Powierzenie mienia jednemu pracownikowi, na przykład w postaci laptopa czy telefonu służbowego, to pod kątem formalnym prosta procedura. Prawdziwe wyzwanie pojawia się wtedy, gdy z tych samych zasobów korzysta jednocześnie kilka lub kilkanaście osób. Kodeks pracy przewiduje dla takich sytuacji specjalną instytucję uregulowaną w art. 125. Wspólna odpowiedzialność materialna pozwala pracodawcy zabezpieczyć swój majątek, ale jej skuteczne egzekwowanie zależy od bezwzględnego dopełnienia surowych wymogów formalnych.

Podstawą prawną wprowadzenia tego reżimu jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta na piśmie przez pracodawcę ze wszystkimi pracownikami zatrudnionymi w danym miejscu (art. 125 § 1 Kodeksu pracy). Szczegółowe warunki tego reżimu reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie. Brak formy pisemnej lub brak podpisu choćby jednego pracownika, który ma dostęp do mienia, unieważnia całą strukturę odpowiedzialności i uniemożliwia pracodawcy późniejsze dochodzenie roszczeń na zasadach zaostrzonych.

Drugim elementem, bez którego umowa nie nabierze mocy prawnej, jest prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja. Musi ona nastąpić:

• przy zawieraniu umowy (w celu ustalenia stanu początkowego mienia),
• przy zmianie składu osobowego pracowników objętych umową (np. gdy ktoś odchodzi lub zostaje nowo zatrudniony),
• przy rozwiązaniu umowy lub całego stosunku pracy.

Inwentaryzacja musi być przeprowadzona z udziałem wszystkich zainteresowanych pracowników lub osób przez nich upoważnionych. Każde uchybienie w tym procesie przesuwa ciężar dowodu z powrotem na pracodawcę na ogólne zasady Kodeksu pracy.

W umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej strony muszą bezwzględnie określić, w jakich częściach poszczególni pracownicy odpowiadają za powstałe niedobory. Najczęściej stosuje się zapisy procentowe lub ułamkowe (np. równy podział na wszystkich członków zespołu).

Warto pamiętać, że w razie wykazania niedoboru każdy z pracowników odpowiada tylko do wysokości części określonej w umowie. Pracodawca nie może żądać od jednego, najlepiej zarabiającego pracownika, pokrycia całości straty, jeśli pozostali członkowie zespołu są niewypłacalni. Ponadto, jeżeli zostanie udowodnione, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez jednego, konkretnego pracownika, za tę część szkody odpowiada wyłącznie sprawca.

Podobnie jak przy odpowiedzialności indywidualnej, pracownicy objęci umową wspólną mogą uwolnić się od konieczności pokrywania strat (art. 124 § 3 Kodeksu pracy w zw. z art. 127). Warunkiem jest wykazanie, że szkoda powstała z przyczyn od nich niezależnych.

Dla sądów pracy kluczowe znaczenie ma zachowanie pracodawcy. Jeśli pracownicy udowodnią, że zgłaszali usterki zamków, brak odpowiednich zabezpieczeń, sejfów czy swobodny dostęp do magazynu osób trzecich (np. personelu sprzątającego lub klientów), a pracodawca te zgłoszenia zignorował, domniemanie winy pracowników zostaje obalone, a firma traci prawo do odszkodowania.