Zwalnianie się pracowników w ciągu dnia roboczego na kilka godzin w celu załatwienia spraw osobistych to codzienna praktyka w większości przedsiębiorstw. Kodeks pracy wychodzi naprzeciw tym potrzebom w art. 151 § 2[1], który pozwala na odpracowanie takiego zwolnienia bez ryzyka, że dodatkowe godziny zostaną zakwalifikowane jako praca w nadgodzinach. Nie można jednak zapominać, że odpracowanie wyjścia prywatnego nie może naruszyć innej, nadrzędnej i bezwzględnie chronionej granicy: prawa pracownika do nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Zgodnie z art. 132 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Norma ta ma charakter bezwzględny, co oznacza, że pracodawca nie może jej skrócić ani zmodyfikować, nawet jeśli sam pracownik wyrazi na to zgodę w pisemnym wniosku o wyjście prywatne. W praktyce rozliczeniowej do złamania tego przepisu dochodzi najczęściej przy pracy na późnych zmianach popołudniowych lub w klasycznym systemie ośmiogodzinnym, gdy odpracowanie następuje pod koniec tego samego dnia.

Aby uchronić firmę przed zarzutem łamania przepisów o czasie pracy, należy wdrożyć trzy kluczowe zasady:

• podstawą prawną całego procesu jest pisemny (lub elektroniczny) wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego na sprawy prywatne. Brak takiego dokumentu sprawi, że inspektor Państwowej Inspekcji Pracy zakwalifikuje godziny odpracowywane automatycznie jako zwykłe, drogie nadgodziny dobowe;
• rozłożenie odpracowania w czasie – przepisy Kodeksu pracy nie wymagają, aby odpracowanie wyjścia prywatnego nastąpiło dokładnie w tym samym dniu. Pracownik może odpracować nieobecność partiami, na przykład zostając przez cztery kolejne dni po kilkanaście (kilkadziesiąt) minut dłużej, co może całkowicie eliminować ryzyko naruszenia 11-godzinnego odpoczynku dobowego;
• odpracowanie w tym samym okresie rozliczeniowym – trzeba pamiętać, że odpracowanie musi zamknąć się w obrębie tego samego okresu rozliczeniowego, w którym doszło do wyjścia prywatnego, aby nie zaburzyć globalnego wymiaru czasu pracy.

W codziennej praktyce kadr i płac warto kontrolować nie tylko sam bilans godzin, ale też precyzyjne godziny zakończenia i rozpoczęcia pracy w dobie pracowniczej. To właśnie ten detal decyduje o bezpieczeństwie prawnym firmy w trakcie kontroli inspekcji pracy.