Model hotelingu biurkowego polega na tym, że pracownicy nie mają przypisanych stałych biurek, lecz rezerwują miejsce do pracy na określony dzień lub godzinę. Dotyczy to zarówno biur firmowych, jak i zewnętrznych przestrzeni coworkingowych, które pracodawca może finansować w formie abonamentu lub pojedynczych rezerwacji. To rozwiązanie staje się coraz popularniejsze w firmach, które łączą pracę zdalną z elastycznym dostępem do biura, ale jednocześnie rodzi pytania o to, czy takie finansowanie tworzy po stronie pracownika przychód podlegający opodatkowaniu.

Co do zasady zapewnienie miejsca pracy (biurka w siedzibie firmy lub stanowiska w coworkingu) nie stanowi przychodu pracownika. Jest to element organizacji pracy, podobnie jak udostępnienie komputera, oprogramowania czy przestrzeni socjalnej. Jeżeli pracownik korzysta z hotelingu wyłącznie w celu wykonywania obowiązków służbowych, a dostęp do przestrzeni nie daje mu żadnej korzyści osobistej, świadczenie pozostaje neutralne podatkowo.

Sytuacja zmienia się jednak wtedy, gdy pracownik otrzymuje realną korzyść wykraczającą poza zwykłe narzędzie pracy. Przychód może powstać, jeśli dostęp do przestrzeni coworkingowej obejmuje usługi dodatkowe, albo gdy pracownik może korzystać z przestrzeni również poza godzinami pracy. Przychód powstaje także wtedy, gdy pracodawca finansuje coworking w lokalizacji wybranej przez pracownika dla jego wygody, a nie z potrzeby organizacyjnej. W takich przypadkach świadczenie przestaje być elementem organizacji pracy, a może stać się nieodpłatnym świadczeniem, które należy opodatkować.

Warto zwrócić uwagę na rosnącą praktykę pracy „z dowolnego miejsca”, w której coworking staje się benefitem mobilności, a nie narzędziem pracy. Jeśli pracownik wybiera coworking w innym mieście, bo jest mu tam wygodniej pracować, a pracodawca pokrywa koszty dostępu, świadczenie może być traktowane jako korzyść osobista. Podobnie jest przy abonamentach, które pracownik może wykorzystać w dowolnym czasie, nie tylko podczas wykonywania obowiązków służbowych.

Praktyczna zasada jest więc prosta: hoteling biurkowy nie tworzy przychodu, jeśli służy wyłącznie organizacji pracy. Jeśli jednak daje pracownikowi korzyść osobistą, to powstaje przychód podlegający opodatkowaniu.