Pracodawcy coraz częściej oferują pracownikom świadczenia wykraczające poza wynagrodzenie zasadnicze, takie jak abonamenty medyczne, karty sportowe, ubezpieczenia grupowe, dofinansowania czy imprezy integracyjne. Mogą być one sfinansowane przez pracownika, współfinansowane przez pracodawcę albo w pełni przez niego opłacone. Warto zastanowić się, kiedy takie świadczenie stanowi przychód pracownika i czy należy pobrać od niego zaliczkę na podatek dochodowy?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji nieodpłatnego świadczenia. Zgodnie z art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, a także wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Pojęcie „innych nieodpłatnych świadczeń” jest celowo szerokie, ponieważ ustawodawca nie wymienia ich enumeratywnie, bo wyliczenie wszystkich możliwych form wsparcia pracownika byłoby niemożliwe.

Przełomem w interpretacji nieodpłatnych świadczeń był wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13), który do dziś stanowi podstawowy punkt odniesienia zarówno dla organów podatkowych, jak i sądów administracyjnych. Trybunał wskazał, że za przychód pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń mogą być uznane tylko takie świadczenia, które spełniają następujące warunki:

• zostały spełnione za zgodą pracownika (dobrowolnie),
• zostały spełnione w jego interesie i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi.

Wszystkie trzy kryteria muszą być spełnione łącznie. Obowiązku podatkowego nie rodzą takie nieodpłatne świadczenia, które zostały spełnione bez zgody pracownika, nie przyniosły mu korzyści, ponieważ zostały spełnione w interesie pracodawcy, lub są dostępne w sposób ogólny i nie można ich przypisać konkretnej osobie.

Jeżeli nieodpłatne świadczenie spełnia trzy kryteria określone przez Trybunał Konstytucyjny i nie jest objęte zwolnieniem ustawowym, pracodawca jako płatnik ma obowiązek ustalić jego wartość, doliczyć ją do podstawy opodatkowania pracownika w miesiącu przekazania świadczenia i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wartość świadczeń niepieniężnych ustala się według cen rynkowych. W przypadku świadczeń zbiorowych (np. imprezy, szkolenia) może być to niemożliwe, co skutkować będzie brakiem opodatkowania. Pracodawca, który błędnie zakwalifikuje świadczenie jako nieopodatkowane, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności jako płatnik zarówno za niepobraną zaliczkę, jak i za odsetki od zaległości podatkowej.

Przy wątpliwościach co do kwalifikacji konkretnego świadczenia warto sięgnąć po interpretację indywidualną Dyrektora KIS — chroni ona pracodawcę przed odpowiedzialnością płatnika, jeśli zastosował się do jej treści.