Reorganizacja struktury przedsiębiorstwa, redukcja kosztów operacyjnych czy optymalizacja procesów biznesowych to najczęstsze powody, dla których pracodawcy decydują się na likwidację poszczególnych etatów. Wprowadzenie zmian organizacyjnych stanowi w pełni legalną i uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę. Pracodawcy często zapominają jednak, że sądy pracy skrupulatnie badają, czy likwidacja miała charakter rzeczywisty, czy była jedynie pozorna i miała na celu ułatwienie rozstania z konkretnym pracownikiem.

W toku ewentualnego sporu sądowego ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy (art. 30 § 4 i art. 45 Kodeksu pracy). Sąd bada strukturę zatrudnienia w firmie zarówno przed, jak i po wręczeniu wypowiedzenia. O uznaniu likwidacji stanowiska za pozorną i bezprawną decydują najczęściej następujące okoliczności:

• zatrudnienie nowej osoby na to samo stanowisko – jeśli w krótkim czasie od zwolnienia pracownika firma rekrutuje nową osobę na identyczny zakres obowiązków – nawet pod zmienioną, nowoczesną nazwą stanowiska – sąd może uznać likwidację za fikcyjną.
• zastąpienie etatu umową cywilnoprawną lub kontraktem B2B – przekazanie pełnego pakietu dotychczasowych obowiązków pracowniczych zewnętrznemu samozatrudnionemu, przy zachowaniu tych samych warunków podległości i miejsca pracy, bywa kwalifikowane jako obejście przepisów o ochronie trwałości stosunku pracy.

Zupełnie inaczej traktowane jest rozproszenie zadań między dotychczasowych pracowników. Pracodawca ma pełne prawo zlikwidować etat, jeśli jego obowiązki zostaną podzielone i przekazane innym, pozostającym w firmie osobom w ramach optymalizacji ich czasu pracy.

Również przy likwidacji stanowiska pracy konieczne jest wskazanie kryteriów doboru pracownika do zwolnienia. Obowiązek ten powstaje co do zasady wtedy, gdy w firmie (lub w danym dziale) funkcjonuje kilka identycznych lub bardzo podobnych stanowisk, a likwidacja dotyczy tylko jednego bądź części z nich. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą Sądu Najwyższego, pracodawca musi w treści oświadczenia o wypowiedzeniu wprost wymienić kryteria (np. ocena efektywności, staż pracy, kwalifikacje zawodowe, dyspozycyjność), na podstawie których dokonał wyboru konkretnej osoby, chyba że przyczyna wyboru jest oczywista lub znana pracownikowi. Brak spełnienia tych warunków sprawia, że wypowiedzenie jest uznawane za nieuzasadnione z przyczyn formalnych, co może zamknąć pracodawcy drogę do obrony przed sądem, nawet jeśli sama redukcja etatów w firmie była ekonomicznie w pełni uzasadniona.

Jeżeli likwidacja stanowiska pracy jest jedyną i wyłączną przyczyną rozstania, a pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, zastosowanie znajdują przepisy ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. W takim scenariuszu, przy wypowiedzeniu indywidualnym, pracownikowi może przysługiwać ustawowa odprawa pieniężna. Jej wysokość jest uzależniona od zakładowego stażu pracy i wynosi równowartość jedno-, dwu- lub trzymiesięcznego wynagrodzenia. Próby unikania wypłaty odprawy poprzez wpisywanie do oświadczenia dodatkowych, sztucznych przyczyn leżących po stronie pracownika są przez sądy pracy często wychwytywane i mogą skutkować obowiązkiem wypłaty odprawy wraz z odsetkami.