Pracownikowi, w każdym roku pracy, przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Świadczenie, które pracownik otrzymuje za czas urlopu powinno odpowiadać wynagrodzeniu, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Sytuacja finansowa pracownika nie powinna bowiem ulec w tym czasie pogorszeniu.

Powyższe wynika z art. 172 zd. 1 kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Trzeba jednak pamiętać, że reguła ta odnosić się może zasadniczo jedynie do składników wynagrodzenia przysługujących w stałej miesięcznej wysokości. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia pracownika z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu bądź z okresu 12 miesięcy w przypadku znacznego wahania wysokości wynagrodzenia (art. 172 zd. 2 kodeksu pracy). Służy to niewątpliwie obliczeniu kwoty wynagrodzenia za urlop w taki sposób, aby była ona maksymalnie zbliżona do wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymuje świadcząc efektywnie pracę.

W celu prawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia urlopowego należy skorzystać z regulacji przewidzianych przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W § 6 tego rozporządzenia określono, jakie składniki płacy pracownika uwzględnia się przy ustalaniu tego wynagrodzenia urlopowego. Jest to przysługujące pracownikowi wynagrodzenie za pracę oraz – jak stanowi wskazany wyżej przepis – inne świadczenia ze stosunku pracy. Warunkiem ich uwzględnienia w wynagrodzeniu urlopowym jest to, by miały charakter świadczeń stale się powtarzających. Rozporządzenie urlopowe nie wymienia jednak expressis verbis tych składników, lecz wskazuje zamknięty katalog tych, które nie są uwzględniane przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego. Należą do nich:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (np. wynagrodzenia za projekt racjonalizatorski),
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju w pracy,
• gratyfikacje (nagrody jubileuszowe),
• wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego oraz za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
• wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Wszystkie inne niż wskazane wyżej świadczenia ze stosunku pracy powinny zostać ujęte w wynagrodzeniu urlopowym, pod warunkiem, że pracownik ma do nich prawo również w okresie korzystania z urlopu.

Jeżeli wynagrodzenie pracownika składa się ze składników zmiennych, wypłacanych za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (np. wynagrodzenie akordowe, prowizyjne, premia miesięczna), trzeba ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. W tym celu należy zsumować wszystkie składniki zmienne wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli jednak wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom, mogą one być uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. O wystąpieniu przesłanki umożliwiającej wydłużenie wskazanego wyżej okresu decydują często przepisy wewnątrzzakładowe. Może to w szczególności wystąpić przy stosowaniu akordowej stawki wynagrodzenia, gdy rozmiar świadczonej pracy w różnych okresach znacząco się różni. Po ustaleniu podstawy wymiaru należy ją podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa (3 miesięcy lub maksymalnie 12 miesięcy). Chodzi tu o faktycznie przepracowane godziny, również w niedziele i święta oraz w dni wolne od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Ustalone w powyższy sposób wynagrodzenie za jedną godzinę pracy mnoży się przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Na zakończenie warto zaznaczyć, że do ustalenia wynagrodzenia urlopowego przyjmuje się wynagrodzenie i inne świadczenia tylko z tego stosunku pracy, z którego pracownik nabył prawo do urlopu. Ma to istotne znaczenie w sytuacji pozostawania z danym pracodawcą jednocześnie w więcej niż jednym stosunku pracy, a także w razie kontynuacji zatrudnienia na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą.