Smartfon stał się naturalnym elementem codzienności, ale w środowisku pracy potrafi być źródłem realnych problemów, takich jak spadek efektywności, naruszenie bezpieczeństwa informacji, a nawet zagrożenia bezpieczeństwa i higieny pracy. Nic dziwnego, że coraz więcej pracodawców zastanawia się, czy i w jakim zakresie mogą ograniczać korzystanie z prywatnych telefonów w czasie pracy.

Pracodawca może zabronić korzystania z prywatnych telefonów, ale tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione organizacją pracy lub bezpieczeństwem. Pracodawca ma prawo określić zasady korzystania z prywatnych urządzeń w regulaminie pracy, np. zakazać używania telefonu na hali produkcyjnej, przy obsłudze maszyn czy w strefach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Zakaz nie może być jednak „dla zasady”. Musi wynikać z realnej potrzeby, a pracownik powinien być o nim jasno poinformowany.

W pracy biurowej całkowity zakaz jest trudny do obrony. Pracodawca może jednak wprowadzić szczególne zasady korzystania z telefonów. Mogą one polegać na:

• ograniczeniu korzystania z telefonu wyłącznie w przerwach,
• zakazaniu prowadzenia prywatnych rozmów w przestrzeniach wspólnych,
• wprowadzeniu ograniczeń w zakresie fotografowania i nagrywania w biurze.

Kluczowe jest, aby regulacje były proporcjonalne i nie naruszały prawa pracownika do prywatności.

Popularne stają się również strefy „no phone”, szczególnie tam, gdzie przetwarzane są dane wrażliwe lub informacje strategiczne, ale również w miejscach, w których sygnał telefonu może zakłócać działanie systemów lub urządzeń pracodawcy. Takie przestrzenie muszą być wyraźnie oznaczone.