Powyższe limity nie znajdują jednak bezwzględnego zastosowania. Zgodnie z art. 25¹ § 4 kodeksu pracy ograniczeń nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony:

1. w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
2. w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
3. w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
4. w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

– jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Jeżeli pracodawca zawiera z pracownikiem umowę na czas określony, która ze względu na obiektywne przyczyny leżące po jego stronie nie jest objęta limitem maksymalnie 3 umów o pracę na czas określony bądź też limitem 33 miesięcy zatrudnienia na podstawie tego rodzaju umów o pracę, dodatkowo ciąży na nim obowiązek zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu takiej umowy (art. 25¹ § 5 kodeksu pracy).

Przepisy prawa pracy nie wprowadzają wzoru takiego zawiadomienia. Z kodeksu pracy wynika natomiast, że zawiadomienie to powinno nastąpić:

• z zachowaniem formy pisemnej lub elektronicznej,
• z wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy,
• w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

Podkreślić należy, że całkowite zlekceważenie bądź też niewłaściwe dopełnienie obowiązku zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy wyłączonej spod limitów dla umów o pracę na czas określony stanowi czyn wyczerpujący znamiona jednego z wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Zgodnie bowiem z art. 281 pkt 1a kodeksu pracy, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę, o której mowa w art. 25¹ § 4 pkt 4, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.