Krajowa podróż służbowa generuje po stronie pracownika szereg należności, np. dietę, zwrot kosztów noclegu oraz ryczałty za dojazdy. Z perspektywy podatkowej wszystkie te świadczenia są wolne od podatku dochodowego, ale tylko do wysokości stawek określonych przepisami. Nadwyżka ponad ustawowe limity stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.

Zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych dla należności z tytułu podróży służbowych wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Przepis zwalnia od podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika — do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Tymi przepisami jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozporządzenie dotyczy wprost sfery budżetowej, ale wyznacza zarazem limity zwolnienia podatkowego dla wszystkich pracowników (niezależnie od tego, czy pracodawca jest podmiotem publicznym czy prywatnym).

Dieta ma rekompensować zwiększone koszty wyżywienia podczas podróży służbowej. Obecnie pełna stawka diety krajowej wynosi 45 zł za dobę podróży. Dieta nie przysługuje jednak zawsze w pełnej wysokości. Przy podróży trwającej do 8 godzin dieta nie przysługuje w ogóle, przy podróży od 8 do 12 godzin przysługuje połowa stawki (22,50 zł), a pełna dieta należy się dopiero przy podróży przekraczającej 12 godzin. Dieta ulega też pomniejszeniu, jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie — za każdy posiłek odlicza się odpowiednio: 25% diety za śniadanie, 50% za obiad i 25% za kolację.

Jeżeli pracownik nie przedstawia rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety — czyli 67,50 zł za każdą dobę noclegu. Ryczałt przysługuje wyłącznie wtedy, gdy nocleg był faktycznie konieczny ze względu na czas i charakter podróży. Nie przysługuje, gdy pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg lub gdy pracownik miał możliwość powrotu do miejscowości zamieszkania. Jeśli pracownik przedkłada rachunek za nocleg, pracodawca zwraca koszty w wysokości stwierdzonej fakturą — jednak do limitu 20-krotności stawki diety, czyli 900 zł za jedną dobę. Nadwyżka ponad ten limit stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Co istotne, zarówno ryczałt za nocleg, jak i zwrot kosztów noclegu do limitu są wolne od podatku.

Jeżeli pracownik korzysta z komunikacji miejskiej w miejscu podróży służbowej, przysługuje mu ryczałt za dojazdy w wysokości 20% diety za każdą dobę podróży, czyli 9 zł. Ryczałt ten nie przysługuje, gdy pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatny transport lub gdy pracownik korzysta ze służbowego samochodu.

Pracodawca może przyznać pracownikom wyższe diety lub ryczałty niż wynikające z rozporządzenia. Musi jednak pamiętać, że nadwyżka ponad ustawowe stawki nie jest jednak zwolniona z podatku i stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego pracodawca pobiera zaliczkę na PIT. Ta zasada obowiązuje niezależnie od tego, czy nadwyżka wynika z wewnętrznego regulaminu podróży służbowych, czy z indywidualnej decyzji pracodawcy.