Informacja o warunkach zatrudnienia przez lata funkcjonowała w cieniu umowy o pracę. Zwykle była traktowana jako formalność do odhaczenia, rzadko analizowana pod kątem ryzyka prawnego. Nowelizacja Kodeksu pracy z 9 marca 2023 roku, wdrażająca unijną dyrektywę 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy, zmieniła tę perspektywę: dokument, który wcześniej mieścił się na jednej stronie, dziś w wielu firmach liczy sobie kilka stron, a jego pominięcie lub niekompletność stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną.

Przed nowelizacją informację trzeba było przekazać w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Od 26 kwietnia 2023 roku art. 29 § 3 Kodeksu pracy liczy ten sam 7-dniowy termin od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne zwłaszcza tam, gdzie między podpisaniem umowy a faktycznym rozpoczęciem pracy mija kilka tygodni.

Przed nowelizacją katalog informacji obejmował kilka podstawowych elementów: normę czasu pracy, częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia oraz — u pracodawców nieobjętych obowiązkiem tworzenia regulaminu pracy — dodatkowo porę nocną, miejsce i termin wypłaty wynagrodzenia oraz sposób usprawiedliwiania nieobecności. Po nowelizacji katalog ten uległ znacznemu rozbudowaniu i obejmuje dziś między innymi:

• przysługujące pracownikowi przerwy w pracy,
• zasady dotyczące przechodzenia między zmianami w przypadku pracy zmianowej,
• informację o innych niż uzgodnione w umowie składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogi formalne, długość okresów wypowiedzenia oraz termin odwołania się do sądu pracy,
• informację o prawie do szkoleń zapewnianych przez pracodawcę, jeżeli pracodawca je zapewnia,
• informację o układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty.

Ponadto nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca informuje o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Nowelizacja nie nałożyła na pracodawców obowiązku automatycznego uzupełnienia informacji przekazanych wcześniej pracownikom zatrudnionym przed 26 kwietnia 2023 roku. Zgodnie z przepisami przejściowymi, uzupełnienie takiej informacji o nowe elementy następuje wyłącznie na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej — a pracodawca ma na to 3 miesiące od dnia złożenia wniosku.

Informacja o warunkach zatrudnienia nie jest dokumentem jednorazowym. W razie zmiany któregokolwiek z jej elementów pracodawca musi poinformować pracownika o zmianie niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym zmiana zaczyna go dotyczyć (art. 29 § 3³ Kodeksu pracy). Jedyny wyjątek dotyczy sytuacji, w której zmiana wynika ze zmiany przepisów prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych, do których pracodawca wcześniej odesłał w treści informacji. W takim przypadku aktualizacja nie jest wymagana.

Warto pamiętać, że art. 281 Kodeksu pracy penalizuje niedopełnienie obowiązku informacyjnego jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną.