Kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Przed ukaraniem pracodawca ma obowiązek wysłuchać pracownika. Instytucja wysłuchania pracownika przed podjęciem decyzji o wymierzeniu kary porządkowej ma na celu umożliwienie pracownikowi obrony, przedstawienia swoich racji, złożenie wyjaśnień.

O wysłuchaniu pracownika stanowi art. 109 kodeksu pracy. „Obowiązek wysłuchania pracownika przed zastosowaniem kary (§ 2) oznacza obowiązek podjęcia przez pracodawcę stosownych działań w celu umożliwienia pracownikowi złożenia wyjaśnień. Gdy pracownik odmawia złożenia wyjaśnień, pracodawca może stosować karę bez narażenia się na zarzut naruszenia § 2. […] Pracodawca może zastosować karę porządkową bez uprzedniego wysłuchania pracownika, jeżeli ten zrezygnował ze stworzonej mu możliwości ustnego złożenia wyjaśnień bądź wybrał pisemną formę ich wyrażania (wyrok SN z 16.06.1999 r., I PKN 114/99, OSNAPiUS 2000/17, poz. 644). W razie sporu pracodawca jest obowiązany udowodnić, że wysłuchał pracownika. Może to czynić za pomocą wszelkich środków dowodowych, jednakże w swoim interesie powinien sporządzić stosowną notatkę, najlepiej potwierdzoną podpisem pracownika.” (E. Maniewska [w:] K. Jaśkowski, E. Maniewska, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023),

Gdy z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, następuje zawieszenie biegu dwutygodniowego terminu, liczonego od dnia powzięcia przez pracodawcę wiedzy o naruszeniu obowiązku pracowniczego, w którym pracodawca może wymierzyć karę porządkową. Każda bowiem nieobecność pracownika w zakładzie pracy (usprawiedliwiona lub nieusprawiedliwiona) powoduje – z mocy art. 109 § 3 kodeksu pracy – zawieszenie biegu terminu przedawnienia ukarania karami porządkowymi. Istotne jest jednak, że przepis art. 109 § 3 kodeksu pracy reguluje zawieszenie wyłącznie biegu dwutygodniowego terminu, w którym pracodawca może wymierzyć karę porządkową. Wobec tego po upływie trzech miesięcy od dnia zdarzenia, które leży u podstaw wymierzenia kary porządkowej, pracodawca bezwzględnie nie ma prawa nałożyć tej kary na pracownika nieobecnego w pracy.

W kodeksie pracy nie wskazano jednoznacznie osoby, która z upoważnienia pracodawcy powinna wysłuchać pracownika przed nałożeniem kary porządkowej. „Nie uchybia dyspozycji analizowanego przepisu także telefoniczne wysłuchanie pracownika. Nie stanowi również naruszenia art. 109 § 2 k.p. [kodeksu pracy] wysłuchanie pracownika przez inną wyznaczoną do tego osobę niż uprawniona do wymierzenia kary porządkowej. Zgodnie bowiem z art. 3¹ k.p. za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy (indywidualnego i zbiorowego) dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. To, kogo pracodawca wyznaczy do nakładania kar porządkowych, jest sprawą organizacji pracy przez pracodawcę. Kodeks pracy nie stwarza w tym zakresie żadnych ograniczeń. Nie ma także zakazu przekazywania posiadanych uprawnień do nakładania kar porządkowych niższym szczeblom w strukturze organizacyjnej zakładu pracy, przy czym przekazanie to może być także częściowe (np. tylko do nakładania niektórych kar lub stosowania ich wobec niektórych podległych pracowników).” (W. Perdeus [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022).