Pracownik może świadczyć pracę zdalnie na skutek porozumienia zawartego z pracodawcą, z własnej inicjatywy, na polecenie pracodawcy, a także okazjonalnie. Najczęściej będzie to robił ze swojego mieszkania. Nie jest to jednak warunek konieczny. Przepisy wskazują, że ma być to miejsce wybrane przez pracownika, jednak musi być ono uzgodnione z pracodawcą. Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w porozumieniu, regulaminie lub w poleceniu pracy zdalnej.

Pracodawca musi spełnić szereg warunków formalnych, aby w jego zakładzie pracy praca mogła być wykonywana w trybie zdalnym. Jednym z warunków jest zapewnienie niezbędnych narzędzi, albo wypłacanie świadczenia stanowiącego rekompensatę za wykorzystywanie przez pracownika jego własnych narzędzi oraz wypłacanie ryczałtu za zużycie prądu i usług telekomunikacyjnych. Obowiązek ten wynika z art. 67²⁴ § 1 kodeksu pracy.

Pracownikowi, który korzysta ze swojego sprzętu, narzędzi i materiałów przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Na podstawie art.  67²⁴ § 4 kodeksu pracy ustawodawca dopuścił zastąpienia obowiązku pokrycia wymienionych wyżej kosztów albo wypłaty ekwiwalentu, obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art.  67²⁴ § 5 kodeksu pracy).

Omawiane świadczenia związane z pracą zdalną nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wynika to z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zgodnie z którymi podstawę składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów podatkowych. Podobną regulację można znaleźć także w  art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

W tym kontekście należy zwrócić uwagę, że ustawodawca jednoznacznie wskazał, że świadczenia wypłacane pracownikowi na podstawie przepisów kodeksu pracy  o pracy zdalnej nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art.  67²⁵ kodeksu pracy). Aby było to możliwe zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym również przyznawania świadczeń, należy szczegółowo określić w akcie wewnętrznym w taki sposób, aby ich wysokość nie odbiegała znacząco od stawek rynkowych.