Zasady zaliczania do stażu pracy w Polsce okresów pracy za granicą zostały uregulowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku. Przepis ten stanowi, iż udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych.

Powyższa regulacja pozwala na zaliczenie do stażu pracy w Polsce pracy świadczonej za granicą na podstawie umowy o pracę, niezależnie od kraju, w którym pracownik wykonywał pracę. „Ze sformułowania tego wynika, że osoba zatrudniona za granicą musi wykonywać osobiście pracę na podstawie stosunku pracy (indywidualnego stosunku pracy w rozumieniu przepisów wspólnotowych) w rozumieniu prawa kraju, w którym ta praca jest wykonywana. Należy uznać, że tożsamym okresem zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego może być także pełnienie służby bądź wykonywanie pracy na podstawie stosunku służbowego w jednostkach publicznych za granicą (w urzędach państwowych, samorządowych lub innych, pełnienie funkcji w służbach mundurowych lub w wymiarze sprawiedliwości itp.).” (art. 86 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Komentarz, red. Michał Culepa, Marek Rotkiewicz, Dorota Wołoszyn-Kądziołka).

Pracownik może dokumentować okresy pracy poza Polską w dowolny sposób. Ustawodawca nie określił ściśle dokumentów, które pozwalają potwierdzić te okoliczności. „Dokument taki powinien zawierać co najmniej następujące dane:

1. oznaczenie pracodawcy wraz z adresem siedziby w danym państwie;
2. oznaczenie okresu zatrudnienia ze wskazaniem dat dziennych (np. od 1.2.2010 r. do 31.3.2012 r.); oznaczenie bez wskazania takich dat (np. sformułowanie „był zatrudniony w roku 2013” lub „w latach 1995–1997”) jest niekompletne i daje pracodawcy prawo domagania się dodatkowych dowodów precyzyjnie określających daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia;
3. oznaczenie wystawcy dokumentu (kto go sporządził).” (art. 86 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Komentarz, red. Michał Culepa, Marek Rotkiewicz, Dorota Wołoszyn-Kądziołka).

Zatem mogą to być świadectwa pracy, umowy o pracę, paski wynagrodzeń, zaświadczenia wystawiane przez pracodawcę.