Konieczność zapewnienia odzieży roboczej to obowiązek prawny pracodawcy wynikający wprost z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Jego niedopełnienie może skutkować zarówno odpowiedzialnością wykroczeniową, jak i roszczeniami pracowników. Dlatego też warto wiedzieć, kiedy obowiązek ten powstaje, jak można go wykonać i jakie są granice dopuszczalnych rozwiązań.

Zgodnie z art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego dostarczenia pracownikowi odzieży i obuwia roboczego w dwóch przypadkach. Po pierwsze — gdy własna odzież pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu w trakcie wykonywania pracy. Po drugie — gdy wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Oba przypadki mają charakter obiektywny — to nie pracodawca decyduje swobodnie, czy odzież jest potrzebna, lecz charakter wykonywanej pracy. Jeżeli praca spełnia którykolwiek z tych warunków, obowiązek zapewnienia odzieży powstaje z mocy prawa.

Pracodawca ustala w wewnętrznym dokumencie (najczęściej w formie tabeli norm przydziału) wykaz stanowisk, na których odzież robocza jest wymagana, wraz z określeniem rodzaju odzieży i przewidywanych okresów jej użytkowania.

Przepisy dopuszczają możliwość, aby pracownik używał własnej odzieży jako roboczej, ale wyłącznie za jego zgodą i tylko na stanowiskach, które pracodawca wskazał jako dopuszczające takie rozwiązanie. Za używanie własnej odzieży i obuwia pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Własna odzież pracownika jest całkowicie niedopuszczalna na stanowiskach, na których wykonywana jest bezpośrednia obsługa maszyn i urządzeń technicznych, wykonywane są prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży środkami chemicznymi, promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. Na takich stanowiskach pracodawca musi zapewnić odzież bez wyjątku i bez możliwości uzyskania zgody pracownika na korzystanie z własnego ubrania.

Sam przydział odzieży roboczej to nie koniec obowiązków pracodawcy. Zgodnie z art. 237⁹ § 2 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zapewnienia prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania odzieży roboczej oraz środków ochrony indywidualnej. Jeżeli organizacja prania po stronie pracodawcy jest niemożliwa lub nieuzasadniona, może on powierzyć tę czynność pracownikowi, ale wyłącznie za ekwiwalentem pieniężnym odpowiadającym rzeczywistym kosztom prania. Wypłata ekwiwalentu musi mieć formę pieniężną — niedopuszczalne jest zastąpienie jej wydaniem środków piorących lub proszku do prania.

Odzież robocza dostarczona przez pracodawcę stanowi jego własność. Po rozwiązaniu stosunku pracy pracownik ma obowiązek zwrotu odzieży, chyba że strony postanowią inaczej.

Niedopuszczenie pracownika do pracy bez odzieży roboczej wymaganej na danym stanowisku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną. Jednocześnie pracodawca ponosi ryzyko roszczeń odszkodowawczych, jeżeli brak odzieży doprowadził do szkody po stronie pracownika (np. zniszczenia jego własnej odzieży lub uszczerbku na zdrowiu).