Zakończenie stosunku pracy generuje szereg obowiązków dla pracodawcy. To między innymi wydanie świadectwa pracy i rozliczenie urlopu. Kolejnym obowiązkiem, który musi zostać dopełniony niezwłocznie po rozstaniu z pracownikiem, jest jego wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych. Pozornie prosta czynność kryje kilka pułapek, które mogą kosztować pracodawcę więcej, niż się spodziewa.

Formularz ZUS ZWUA należy przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń. W przypadku rozwiązania stosunku pracy termin ten liczy się od dnia następującego po ostatnim dniu zatrudnienia — nie od dnia złożenia wypowiedzenia ani od dnia wystawienia świadectwa pracy. 7-dniowy termin na wyrejestrowanie uwzględnia dni wolne i święta — nie ulega przedłużeniu tylko dlatego, że któryś z dni przypada na sobotę lub niedzielę. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy — wtedy termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

W ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania podaje się dzień następny po dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy — nie datę faktycznego złożenia dokumentu w ZUS. Te dwie daty zwykle są różne, a wskazanie nieprawidłowej skutkuje koniecznością złożenia korekty.

Trzeba również pamiętać o konieczności wyrejestrowania członków rodziny pracownika. Jeżeli pracownik zgłaszał do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, po zakończeniu stosunku pracy pracodawca musi ich wyrejestrować odrębnym formularzem ZUS ZCNA. Ten obowiązek może umknąć w natłoku formalności towarzyszących rozstaniu z pracownikiem. Skutki nieterminowego wyrejestrowania są dwojakie. Po pierwsze, pracodawca naraża się na karę grzywny do 5 000 zł, a w poważniejszych przypadkach — odpowiedzialność karną. Grozi też wyższa sankcja — do 46 000 zł — za część naruszeń obowiązków wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Po drugie, opóźnienie oznacza naliczanie składek za okres, w którym pracownik nie powinien już podlegać ubezpieczeniom — co generuje konieczność składania korekt dokumentów rozliczeniowych.