Wykonywanie obowiązków służbowych przez pracownika może wiązać się z faktyczną zmianą miejsca pracy określonego w umowie o pracę. Jeżeli zmiana ma charakter incydentalny, to pracownik może otrzymać polecenie odbycia podróży służbowej. 

Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, na polecenie pracodawcy i w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Wszystkie te cechy muszą zostać spełnione łącznie. Brak którejkolwiek z nich wyklucza zakwalifikowanie świadczonej przez pracownika pracy jako podróży służbowej.

Zgodnie z treścią art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują należności pieniężne, tj. diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków. Zasady ich wypłaty pracownikom zatrudnionym w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie również do pracowników zatrudnionych u innych pracodawców niż państwowe i samorządowe jednostki strefy budżetowej, jeżeli zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowej nie zostały określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy).

W przypadku podróży służbowej nie dochodzi do stałej zmiany miejsca świadczenia pracy określonego w umowie o pracę. Pracownik przebywający w podróży służbowej świadczy pracę poza siedzibą pracodawcy incydentalnie i tymczasowo. Stanowi ona odstępstwo od normalnych obowiązków pracownika.