Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z przyczyn zawinionych przez pracownika to najsurowszy instrument w rękach pracodawcy i zarazem jeden z tych, które najczęściej kończą się sporem sądowym. Przyczyna sporu leży często nie w błędnej ocenie zachowania pracownika, lecz w wadliwości samego oświadczenia. Przepisy stawiają w tym zakresie precyzyjne wymagania, których niedopełnienie może skutkować przywróceniem pracownika do pracy lub koniecznością wypłaty odszkodowania — niezależnie od tego, czy naruszenie przez pracownika faktycznie miało miejsce.

Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. To wymóg bezwzględny — ustne oświadczenie pracodawcy, choć skuteczne (wywołuje skutek prawny w postaci rozwiązania umowy), jest wadliwe i stanowi podstawę do dochodzenia roszczeń przez pracownika. Co istotne, przez „formę pisemną” rozumie się dokument opatrzony własnoręcznym podpisem osoby uprawnionej do działania w imieniu pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przesłanie oświadczenia e-mailem bez podpisu kwalifikowanego nie spełnia tego wymogu.

Artykuł 30 § 4 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek wskazania w oświadczeniu przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy. To jedno z najczęstszych źródeł wadliwości oświadczeń. Przyczyna nie może być sformułowana zbyt ogólnie. Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że przyczyna musi być konkretna i rzeczywista — nie może ograniczać się do przytoczenia treści przepisu (np. „ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych”) bez wskazania, jakie konkretne zachowanie pracownika stanowi podstawę decyzji. Przyczyna musi być ponadto sformułowana w sposób na tyle precyzyjny, aby pracownik wiedział, o jakie zachowanie chodzi i mógł się od niego odwołać. W praktyce oznacza to konieczność wskazania: daty zdarzenia, jego okoliczności oraz na czym polegało naruszenie. Zbyt ogólne przyczyny (np. „niewywiązywanie się z obowiązków pracowniczych” czy „utrata zaufania” bez dalszego uszczegółowienia) są w orzecznictwie traktowane jako brak wskazania przyczyny i skutkują wadliwością oświadczenia.

Po złożeniu oświadczenia pracodawca jest związany wskazaną przyczyną. Oznacza to, że nie może jej zmieniać ani uzupełniać w toku postępowania sądowego. Jeśli w oświadczeniu wskazano, że pracownik dopuścił się konkretnego zachowania w określonym dniu, pracodawca nie może przed sądem powoływać się na inne zdarzenia, nawet jeśli też stanowiłyby podstawę do zwolnienia dyscyplinarnego. To ważna praktyczna konsekwencja zasady niezmienności. Oświadczenie musi być od razu kompletne i precyzyjne.

Trzeba pamiętać, że przed złożeniem oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika pracodawca jest obowiązany zasięgnąć opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej (art. 52 § 3 Kodeksu pracy). Organizacja związkowa ma prawo zgłosić w ciągu 3 dni sprzeciw wraz z uzasadnieniem — pracodawca nie jest nim związany, ale brak konsultacji stanowi odrębną podstawę wadliwości oświadczenia, niezależnie od tego, czy przyczyna zwolnienia była zasadna.

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika powinno zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. Brak pouczenia nie powoduje nieważności oświadczenia, ale może uzasadniać przywrócenie terminu do wniesienia odwołania przez pracownika, jeśli ten uchybił 21-dniowemu terminowi wynikającemu z Kodeksu pracy.

Wadliwe oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia — czy to z powodu braku formy pisemnej, niewskazania przyczyny, przyczyny zbyt ogólnej, czy przyczyny nieprawdziwej — nie powoduje nieważności rozwiązania umowy. Stosunek pracy ustaje, ale pracownik może w terminie 21 dni od dnia doręczenia oświadczenia wnieść odwołanie do sądu pracy. Sąd może wówczas orzec o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia.