Świadectwo pracy jest dokumentem o szczególnym znaczeniu, bo potwierdza przebieg zatrudnienia i wpływa na uprawnienia pracownika w przyszłych stosunkach pracy oraz w systemie ubezpieczeń społecznych. Dlatego przepisy przewidują precyzyjną procedurę jego sprostowania, która ma zapewnić pracownikowi możliwość szybkiego usunięcia błędów i nieścisłości.

Pracownik, który otrzymał świadectwo pracy zawierające nieprawidłowe dane, może w terminie 14 dni wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć wniosek niezwłocznie i – jeśli uzna go za zasadny – wydać nowe świadectwo pracy, oznaczając je jako dokument korygujący. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy (art. 97 § 2¹ kodeksu pracy).

W praktyce najczęściej korygowane są informacje dotyczące okresów zatrudnienia, wykorzystanego urlopu, trybu rozwiązania umowy czy okresów nieskładkowych. Warto pamiętać, że sprostowanie nie polega na „uzupełnieniu” świadectwa o nowe dane, lecz na poprawieniu błędów w zakresie informacji, które powinny znaleźć się w dokumencie zgodnie z rozporządzeniem. Dlatego tak istotne jest, aby pracodawca sporządzał świadectwo pracy rzetelnie i w oparciu o pełną dokumentację kadrową – to minimalizuje ryzyko sporów i konieczności późniejszych korekt.