W art. 171 § 3 kodeksu pracy ustawodawca określił okoliczności, których zaistnienie zwalnia pracodawcę z ogólnego obowiązku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop, którego pracownik nie wykorzystał w naturze w trakcie stosunku pracy. Przewidziane w tym przepisie przesłanki to:

• uzgodnienia stron stosunku pracy co do wykorzystania urlopu w okresie pozostawania w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę,
• zawarcie kolejnej umowy o pracę bezpośrednio po ustaniu poprzedniej umowy o pracę przez te same podmioty – pracodawcę i pracownika,

Jeżeli zaistnieją okoliczności przewidziane przez ustawodawcę, to dojdzie do najbardziej pożądanej sytuacji, czyli do udzielenia urlopu wypoczynkowego w naturze.

Z przywołanego przepisu wynika jednoznacznie, że porozumienie co do możliwości wykorzystania urlopu w trakcie kolejnego stosunku pracy może dotyczyć wyłącznie stosunku umownego (zawartego na podstawie umowy o pracę). Porozumienie powinno przybrać formę dokumentową.

„Za budzący najwięcej wątpliwości element regulacji zawartej w art. 171 § 3 k.p. [kodeksu pracy] należy jednak uznać wymaganie, by kolejna umowa zawarta była „bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę”. Powstaje bowiem pytanie o to, czy „bezpośredniość” ma być rozumiana dosłownie jako zawarcie nowej umowy w dniu następującym po dniu ustania poprzedniego zatrudnienia, czy też między ustaniem poprzedniego stosunku pracy a nawiązaniem nowego może występować przerwa, a jeżeli tak, to jak długa.

W tej kwestii wyrażono w piśmiennictwie bardzo rozbieżne opinie, od zakładającej konieczność interpretowania zwrotu „bezpośrednio” w sposób zbliżony do dosłownego rozumienia tego pojęcia, poprzez lakoniczne stwierdzenie, że nie należy tego zwrotu rozumieć dosłownie, aż do propozycji uznania, że „bezpośrednie” zawarcie nowej umowy o pracę oznacza jej zawarcie w tym samym roku kalendarzowym, w którym nastąpiło ustanie poprzedniego zatrudnienia między tymi samymi podmiotami.

[…] pojęcie bezpośredniości, w kontekście art. 171 § 1 k.p., wiązać należy raczej z możliwie najkrótszym odstępem czasowym między dotychczasową a kolejną umową o pracę, bo tylko takie rozumienie tego zwrotu eliminuje niepewność co do sposobu realizacji uprawnień urlopowych pracownika wynikających z pierwszej umowy o pracę. Gdyby przerwa między umowami była zbyt długa, wzrastałoby ryzyko, że ostatecznie nie dojdzie do zawarcia między stronami umowy o pracę, w czasie trwania której pracownik miał wykorzystać urlop, do którego prawo nabył, pozostając w stosunku pracy na podstawie poprzedniej umowy.” (A. Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022).

Ponadto ustawodawca zezwala na odstąpienie od wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop także w przypadku, gdy pracodawca ubezpieczy pracownika gwarantując mu w ten sposób wypłatę stosownego świadczenia za czas urlopu. Wynika to z art. art.  172¹ kodeksu pracy. Zgodnie z treścią § 1 „jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie przewidziane w art. 172 lub ekwiwalent pieniężny, o którym mowa w art. 171.

„Wprowadzony do Kodeksu pracy nowelizacją z 14.11.2003 r. art. 172¹ k.p. [kodeksu pracy] ma niewielkie znaczenie praktyczne. Ponieważ przepisy polskiego prawa nie przewidują obowiązku obejmowania pracowników ubezpieczeniem gwarantującym wypłatę świadczenia pieniężnego za czas urlopu, komentowana regulacja będzie miała zastosowanie do przypadków świadczenia pracy za granicą. Jak wskazuje się w piśmiennictwie, art. 172¹ k.p. dotyczy przede wszystkim polskich przedsiębiorców budowlanych zatrudniających polskich pracowników na kontraktach realizowanych na terenie Niemiec. Przedsiębiorcy ci mieli zarówno obowiązek odprowadzania stosownych składek do niemieckiej kasy urlopowej, jak i powinność wypłaty świadczeń z tytułu urlopu (wynagrodzenia lub ekwiwalentu) na podstawie polskich przepisów. Omawiany przepis służy więc wyeliminowaniu podwójnego opłacania urlopu wypoczynkowego.” (A. Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022).

Jeżeli świadczenie pieniężne za czas urlopu, o którym mowa w § 1, jest niższe od wynagrodzenia urlopowego lub od ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop to pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami.