Przedwstępną umowę o pracę zdefiniować należy jako umowę, w której pracodawca i kandydat na pracownika zobowiązują się do zawarcia w przyszłości umowy o pracę (umowy definitywnej). Instytucja ta nie została uregulowana w kodeksie pracy. Jednakże na podstawie art. 300 kodeksu pracy, zawierającego upoważnienie do stosowania w sprawach nieuregulowanych w kodeksie pracy przepisów kodeksu cywilnego, zastosowanie do niej mają art. 389 kodeksu cywilnego i art. 390 kodeksu cywilnego. Potwierdził to Sąd Najwyższy, który w uzasadnieniu wyroku z dnia 21 czerwca 1972 r., sygn. akt III PZP 13/72, stwierdził, iż: „Brak unormowania umowy przedwstępnej o pracę nie prowadzi do wniosku o niedopuszczalności zawarcia umowy przedwstępnej w stosunkach pracy. Stosownie bowiem do art. XII § 3 przep. wprow. k.c. [przepisów wprowadzających kodeks cywilny] w wypadkach nie uregulowanych przepisami ustawodawstwa pracy ani przepisami prawa cywilnego, wymienionymi w art. XII § 2 przep. wprow. k.c. i pozostawionymi w mocy dla stosunków pracy, a więc przepisami, które przekształciły się odtąd w przepisy prawa pracy, stosuje się odpowiednio do stosunków pracy przepisy kodeksu cywilnego, chyba że nie są one zgodne z zasadami prawa pracy.”

W przedwstępnej umowie o pracę przede wszystkim należy zawrzeć zobowiązanie pracodawcy i kandydata na pracownika do zawarcia w przyszłości umowy o pracę. Poza tym powinna ona określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej, tj.:

• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wynagrodzenie za pracę,
• wymiar czasu pracy (art. 389 § 1 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy).

Strony powinny również wskazać termin zawarcia umowy przyrzeczonej. Termin ten powinien być konkretny i znany stronom przynajmniej w przybliżeniu. Jeżeli w umowie przedwstępnej o pracę nie wskazano terminu zawarcia umowy przyrzeczonej, umowa przyrzeczona powinna zostać zawarta w odpowiednim terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia tej umowy. W przypadku gdy rzeczone uprawnienie przysługuje obu stronom i każda z nich wyznaczyła inny termin, strony wiąże termin wyznaczony przez stronę, która wcześniej złożyła stosowne oświadczenie (art. 389 § 1 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy). W celu zdyscyplinowania stron w wyznaczeniu terminu zawarcia umowy przyrzeczonej ustawodawca wprowadził do art. 389 § 1 in fine kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy następujące zastrzeżenie: jeżeli w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej nie został wyznaczony termin do zawarcia umowy przyrzeczonej, nie można żądać jej zawarcia.

Przepisy nie przewidują szczególnej formy dla umowy przedwstępnej. Trzeba jednak pamiętać, że zachowanie przy zawieraniu umowy przedwstępnej formy zastrzeżonej dla umowy przyrzeczonej ma wpływ na zakres roszczeń, z jakimi strona może wystąpić, w przypadku, gdy druga strona uchyla się od zawarcia umowy przyrzeczonej.

W przypadku gdy umowa przedwstępna odpowiadała wymaganiom, od których zależy ważność umowy przyrzeczonej, w szczególności co do formy, uprawniony może dochodzić zawarcia umowy przyrzeczonej. Zauważyć należy, iż w wyroku z dnia 3 października 1979 r., sygn. akt I PRN 128/79, Sąd Najwyższy stwierdził, iż pracownik może dochodzić zawarcia przyrzeczonej umowy o pracę także wówczas, gdy zawarto umowę o pracę, ale jej warunki dotyczące rodzaju pracy i wysokości wynagrodzenia odbiegają w sposób istotny od warunków ustalonych w umowie przedwstępnej.

Uchylenie się przez jedną ze stron od zawarcia umowy przyrzeczonej skutkuje powstaniem roszczenia drugiej strony o naprawienie szkody, którą poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy przyrzeczonej. Jeżeli z przedmiotowym roszczeniem występuje pracownik, należy mu się odszkodowanie w wysokości nieprzekraczającej kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia za pracę na stanowisku objętym umową przedwstępną. Jak wyjaśnił bowiem Sąd Najwyższy w uchwale z dnia z dnia 22 kwietnia 1977 r., sygn. akt I PZP 5/77: „Wprawdzie art. 390 § 1 k.c. nie określa górnej granicy odszkodowania, jednakże w razie odmowy zawarcia przez zakład pracy przyrzeczonej umowy o pracę na czas nie określony (o jaką chodziło w niniejszej sprawie) wysokość odszkodowania nie powinna w zasadzie przekraczać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia za pracę na stanowisku objętym umową przedwstępną”. Co ważne, strony mogą w umowie przedwstępnej w sposób odmienny uregulować wysokość odszkodowania.