Kodeks pracy przewiduje trzy rodzaje kar porządkowych — upomnienie, naganę i karę pieniężną — i w praktyce bywają one traktowane jako stopniowalne odmiany tej samej sankcji, stosowane zamiennie w zależności od wagi przewinienia. Tymczasem kara pieniężna rządzi się inną logiką niż pozostałe dwie: nie można jej zastosować za każde naruszenie, za które dopuszczalne byłoby upomnienie czy nagana.

Kara pieniężna, uregulowana w art. 108 § 2 Kodeksu pracy, dopuszczalna jest wyłącznie w trzech sytuacjach:

• nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych,
• opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia,
• stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy.

Innymi słowy, pracodawca nie może sięgnąć po karę pieniężną np. za spóźnienie się pracownika z wykonaniem konkretnego zadania, niedotrzymanie terminu wewnętrznej procedury czy inne naruszenie samej „organizacji pracy”, jeśli nie mieści się ono w jednej z trzech grup przypadków — tu dopuszczalne pozostaje wyłącznie upomnienie lub nagana.

Kara pieniężna za jedno przekroczenie, podobnie jak za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może przewyższać jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, pomniejszonego o potrącenia mające pierwszeństwo, czyli sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych (alimenty i inne należności) oraz zaliczki pieniężne. Kary pieniężne są potrącane jako ostatnie. Wpływy z kar pieniężnych nie trafiają do ogólnego budżetu pracodawcy — ustawa przeznacza je wyłącznie na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Kara pieniężna jest jedyną karą porządkową o charakterze majątkowym i dlatego ustawodawca ograniczył ją najściślej. Można ją zastosować tylko w ustawowo wskazanych przypadkach, a jej wysokość również została ograniczona. Nawet gdy przesłanka jest spełniona, wybór kary nie jest dowolny: pracodawca musi uwzględnić rodzaj naruszenia, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy (art. 110 Kodeksu pracy).