Sierpień to szczyt sezonu urlopowego. W wielu firmach oznacza to nie tylko puste biurka, ale też pytania o to, czy pracodawca może nakazać pracownikowi przejęcie obowiązków nieobecnego kolegi? Czy zastępcy należy się dodatkowe wynagrodzenie? I co, jeśli popełni błąd w zakresie zadań, których normalnie nie wykonuje?

Pracownik jest zobowiązany stosować się do poleceń służbowych pracodawcy dotyczących pracy, o ile nie są one sprzeczne z przepisami prawa ani umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy). Oznacza to, że polecenie przejęcia części obowiązków nieobecnego pracownika jest co do zasady wiążące. Warunkiem jest jednak to, aby powierzone zadania mieściły się w kwalifikacjach zastępcy i nie wykraczały poza jego możliwości organizacyjne. Pracodawca nie może natomiast uzależniać udzielenia urlopu pracownikowi od zobowiązania się innego pracownika do przejęcia jego obowiązków — urlop jest prawem, nie przywilejem warunkowym.

W praktyce zastępstwo w czasie urlopu może zostać zorganizowane na dwa sposoby. Pierwszym sposobem jest zwykłe polecenie służbowe, w ramach którego pracodawca zleca pracownikowi wykonanie konkretnych zadań nieobecnej osoby w ramach normalnego czasu pracy. Nie wymaga to żadnej szczególnej formy — może być ustne. Drugi polega na skorzystaniu z art. 42 § 4 Kodeksu pracy, który pozwala powierzyć pracownikowi inną pracę na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym. W obu przypadkach zastępstwo nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia zastępcy i musi odpowiadać jego kwalifikacjom.

Kodeks pracy nie przewiduje obowiązkowego dodatku za zastępstwo. Jeśli dodatkowe zadania są wykonywane w ramach normalnego czasu pracy i mieszczą się w zakresie umówionej pracy, pracodawca nie ma obowiązku wypłacania dodatkowego wynagrodzenia. Sytuacja zmienia się, gdy zastępstwo powoduje pracę w godzinach nadliczbowych. Za taką pracę pracownikowi przysługuje odpowiednia rekompensata (czas wolny lub dodatek).

Warto pamiętać, że pracownik, któremu powierzono zastępstwo, odpowiada za wykonanie powierzonych zadań na zasadach ogólnych, czyli tak jak za każdą inną pracę. Jeśli popełni błąd z winy umyślnej, odpowiada w pełnej wysokości wyrządzonej szkody. Przy winie nieumyślnej granicę odpowiedzialności wyznacza wysokość trzymiesięcznego wynagrodzenia. Kluczowe jest jednak to, czy pracodawca zapewnił zastępcy odpowiednie warunki do wykonania powierzonych zadań, w szczególności instrukcję, dostęp do niezbędnych informacji i narzędzi. Obarczenie pracownika odpowiedzialnością za błędy wynikające z braku przygotowania do zastępstwa lub z nadmiernego obciążenia obowiązkami jest trudne do wykazania.