Ustawodawca nie nakłada obowiązku prowadzenia listy obecności. Dokument, który jest ważniejszy i wymagany prawem, stanowi ewidencja czasu pracy. Prowadzi się ją dla każdego pracownika oddzielnie i wskazuje w niej godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Mimo to nadal listy obecności cieszą się dużą popularnością.

Lista obecności stanowi podstawowy dokument, służący potwierdzaniu stawienia się w pracy w poszczególnych dniach. Można w niej również ewidencjonować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Zazwyczaj jest to jeden dokument dla wszystkich pracowników w zakładzie pracy lub dla danego działu. Wymienia się w nim imiona i nazwiska pracowników. Może być ona także zanonimizowana, ale w taki sposób, aby spełniała swoją funkcję. Trzeba pamiętać, że nie powinna być udostępniona do publicznego wglądu dla osób postronnych, a jedynie na potrzeby współpracowników i innych uprawnionych osób.

Z punktu widzenia przepisów o ochronie danych osobowych niezasadne jest uwzględnianie na liście obecności innych informacji, a tym bardziej adnotacji o przyczynach nieobecności pracownika. Naruszałoby to bowiem zasady celowości i adekwatności przetwarzania danych osobowych.