Ubezpieczenia grupowe od lat należą do najpopularniejszych benefitów pozapłacowych. Pracodawcy chętnie je finansują, traktując jako element polityki motywacyjnej i sposób na budowanie lojalności pracowników. Z perspektywy działów kadrowo‑płacowych kluczowe jest jednak pytanie, czy od wartości takiego świadczenia należy opłacać składki ZUS. Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, kto finansuje składkę i czy pracownik odnosi z tego tytułu realną korzyść.

Zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z rozporządzenia składkowego, do podstawy wymiaru składek wlicza się wszystkie świadczenia finansowane przez pracodawcę, które stanowią dla pracownika wymierną korzyść. Ubezpieczenie grupowe – jako świadczenie dobrowolne i niezwiązane z obowiązkami pracodawcy – co do zasady spełnia te kryteria. Oznacza to, że jeśli pracodawca pokrywa składkę w całości lub choćby w części, wartość finansowanego świadczenia powinna zostać doliczona do podstawy wymiaru składek. ZUS podkreśla przy tym, że znaczenie ma sama możliwość objęcia ochroną ubezpieczeniową, a nie to, czy pracownik faktycznie skorzysta z polisy.

Składki ZUS nie są natomiast należne w kilku ściśle określonych sytuacjach. Po pierwsze, gdy ubezpieczenie jest w całości finansowane przez pracownika – w takim przypadku pracodawca jedynie organizuje dostęp do polisy, ale nie ponosi kosztu świadczenia, więc nie powstaje podstawa do naliczenia składek. Po drugie, składki nie są należne, jeśli ubezpieczenie dotyczy wyłącznie ryzyk pracodawcy, na przykład ochrony mienia firmy czy odpowiedzialności cywilnej członków zarządu. W takich przypadkach pracownik nie odnosi osobistej korzyści, a świadczenie nie jest związane z jego sytuacją socjalną czy prywatną. Po trzecie, zwolnione ze składek są ubezpieczenia wykupione na potrzeby podróży służbowych, obejmujące ryzyka związane z wykonywaniem obowiązków służbowych – są one traktowane jako element zapewnienia bezpiecznych warunków pracy.

W praktyce najwięcej wątpliwości budzą sytuacje mieszane. Jeżeli pracownik dopłaca część składki, oskładkowaniu podlega wyłącznie część finansowana przez pracodawcę. ZUS od lat prezentuje w tej kwestii jednolite i dość restrykcyjne stanowisko: każde świadczenie ubezpieczeniowe finansowane przez pracodawcę jest oskładkowane, chyba że wynika z obowiązku ustawowego, dotyczy wyłącznie interesu pracodawcy lub jest w całości opłacane przez pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik skorzysta z ochrony ani czy świadczenie ma niewielką wartość.