Pracodawca musi spełnić szereg warunków formalnych, aby w jego przedsiębiorstwie praca mogła być wykonywana w trybie zdalnym. Jednym z warunków jest zapewnienie niezbędnych narzędzi albo wypłacanie świadczenia stanowiącego rekompensatę za wykorzystywanie przez pracownika jego własnych narzędzi oraz wypłacanie ryczałtu za zużycie prądu i usług telekomunikacyjnych. Obowiązek ten wynika z art. 67²⁴ §  1 Kodeksu pracy.

Zwykle pracownik wykonuje pracę zdalnie ze swojego mieszkania. Może to robić także z innego miejsca wybranego przez siebie, ale musi być ono uzgodnione z pracodawcą. Zapewne ponosi w związku z tym koszty. Są one związane z wykorzystywaniem prądu, wody, własnych sprzętów, narzędzi i tym podobnych.

Pracownikowi, który korzysta ze swojego sprzętu, narzędzi i materiałów przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Na podstawie art. 67²⁴ § 4 Kodeksu pracy możliwe jest zastąpienie obowiązku pokrycia wymienionych wyżej kosztów albo wypłaty ekwiwalentu, obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art.  67²⁴ § 5 Kodeksu pracy).

Od wartości świadczeń związanych z pracą zdalną nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wynika to z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zgodnie z którymi podstawę składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów podatkowych. Podobną regulację można znaleźć także w art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Ustawodawca jednoznacznie wskazał w art.  67²⁵  Kodeksu pracy, że świadczenia wypłacane pracownikowi na podstawie przepisów Kodeksu pracy o pracy zdalnej nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warto jednak pamiętać, że jeśli kwota wypłacona pracownikowi jako ekwiwalent będzie zawyżona względem poniesionych przez niego kosztów, to może ona zostać zakwalifikowana jako przychód pracownika i nie będzie korzystać ze zwolnienia od opodatkowania.