Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikom w związku z zaistnieniem ważnych wydarzeń życiowych, takich jak na przykład narodzenie dziecka czy ślub. Zasady jego udzielenia określa § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Z przepisu wynika, że pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

1. 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;

2. 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

W przypadku zaistnienia zdarzenia uzasadniającego udzielenie urlopu okolicznościowego, pracodawca obowiązany jest go udzielić w wymiarze wynikającym z § 15 rozporządzenia. Zwolnienie może być udzielane wielokrotnie, jeśli wystąpią kolejne zdarzenia uzasadniające jego przyznanie.

Urlop okolicznościowy udzielany jest na wniosek pracownika. Powinien on obejmować wskazanie przyczyny uzasadniającej zwolnienie od pracy oraz termin, w którym pracownik chce z niego skorzystać. Pracownik powinien także wykazać zaistnienie okoliczności uzasadniającej udzielenie urlopu okolicznościowego. Zazwyczaj, z przyczyn praktycznych, dokument potwierdzający zdarzenie jest przedstawiany dopiero po wykorzystaniu urlopu. W związku z tym powszechnie akceptowaną praktyką jest zobowiązanie się przez pracownika względem pracodawcy do przedstawienia stosownego dokumentu w późniejszym terminie.

Przyjmuje się, iż urlop okolicznościowy nie musi zostać udzielony w tym samym dniu, w którym ma miejsce zdarzenie uzasadniające jego udzielenie, ani w dniu poprzedzającym, ani następującym po nim. Omawiane zwolnienie ma charakter celowy i służy zarówno umożliwieniu pracownikowi wzięcia udziału w uroczystościach związanych z wymienionymi zdarzeniami, jak również załatwieniu związanych z nimi spraw organizacyjnych czy urzędowych, które mogą przypadać w pewnym odstępie czasowym od samego zdarzenia. Dlatego też udzielenie urlopu okolicznościowego musi pozostawać w związku ze zdarzeniem go uzasadniającym. Oceniając wniosek pracownika, pracodawca powinien kierować się rozsądkiem i doświadczeniem życiowym.