Obowiązkiem płatnika składek jest terminowe opłacanie wszelkich należności na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli dojdzie do przekroczenia terminu płatności, to płatnik musi co do zasady zapłacić odsetki. Obecnie składki reguluje się jednym przelewem na indywidualne konto płatnika. Wpłaty są w pierwszej kolejności zaliczane na poczet powstałych zaległości, a dopiero następnie na bieżące składki.

Składki ZUS należy opłacać w następujących terminach:

• do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego składki dotyczą – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe;
• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego składki dotyczą – osoby prawne, tj.  spółki kapitałowe, spółdzielnie, stowarzyszenia, fundacje, a więc podmioty, które nie opłacają składki zdrowotnej za siebie, bądź wspólników;
• do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego składki dotyczą – pozostali płatnicy.

(Jeżeli ostatni dzień terminu płatności wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, ostatnim dniem terminu jest następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.)

Wysokość stopy odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych składek na ubezpieczenia społeczne od 3 lipca 2025 roku wynosi 13% w stosunku rocznym.

Płatnik powinien samodzielnie wyliczyć odsetki, bez wezwania przez organ. Odsetki wylicza się zgodnie z zasadami wynikającymi z Ordynacji podatkowej, tj.:

• nalicza się je od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności składek do dnia ich zapłaty, włącznie z tym dniem,
• zaokrągla się je do pełnych złotych w taki sposób, że końcówki kwot odsetek wynoszące mniej niż 50 gr pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 gr i więcej podwyższa do pełnych złotych,
• opłaca się je wraz z nieterminowo opłacanymi składkami.

Zgodnie z treścią art. 23 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych „Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia, z zastrzeżeniem ust. 1b-1f.” Na tej podstawie obecnie nie nalicza się odsetek, o ile ich wysokość przed zaokrągleniem nie przekracza 46,66 złotych.

Kolejne przepisy wskazują na pozostałe przypadki, kiedy również nie powstaje obowiązek naliczania odsetek.

1b.  Odsetek za zwłokę nie nalicza się od nieopłaconych w terminie składek, z przyczyn leżących po stronie Zakładu, za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia.

1c.  Odsetek za zwłokę nie nalicza się od nieopłaconych w terminie składek, jeżeli ich nieopłacenie wynika z:

1. błędnego zawiadomienia przez Zakład o stanie rozliczeń;

2. zastosowania się płatnika składek w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej Zakładu, z uwzględnieniem art. 34 ust. 15 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców;

3. zastosowania się płatnika składek do pisma Zakładu w jego indywidualnej sprawie;

4. zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej Zakładu, która następnie uległa zmianie.

1d.  Przez utrwaloną praktykę interpretacyjną, o której mowa w ust. 1c pkt 2 i 4, rozumie się wyjaśnienia zakresu i sposobu stosowania przepisów prawa dominujące w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Zakład w takich samych stanach faktycznych lub w odniesieniu do takich samych zdarzeń przyszłych oraz w takim samym stanie prawnym.

1e.  Zakład zawiadamia płatnika składek o kwocie nieopłaconych w terminie składek, o których mowa w ust. 1b, oraz o obowiązku ich opłacenia bez odsetek za zwłokę w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia.

1f.  Od składek nieopłaconych w terminie, o którym mowa w ust. 1e, nalicza się odsetki za zwłokę za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia.