Niezdolność do pracy stwierdza lekarz po przeprowadzeniu odpowiedniego badania. W jego wyniku wystawia zaświadczenie, zwane także potocznie zwolnieniem albo L-4. Określa w nim przyczynę niezdolności do pracy oraz okres niezbędny do powrotu do zdrowia.

Przy wystawianiu zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy lekarz powinien uwzględnić wszystkie okoliczności istotne dla oceny stanu zdrowia i upośledzenia funkcji organizmu powodujące czasową niezdolność do pracy ubezpieczonego, ze szczególnym uwzględnieniem rodzaju i warunków pracy (§ 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 listopada 2015 roku w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim, w związku z § 3 tego rozporządzenia).

Jak wynika z § 4 ust. 1 przywołanego wyżej rozporządzenia okres, na jaki wystawiane jest zaświadczenie lekarskie określa się liczbą dni. Powinien on obejmować czas, w którym ubezpieczony ze względu na jego stan zdrowia lub stan zdrowia członka rodziny powinien powstrzymać się od pracy. Nie może on być jednak dłuższy niż do dnia, w którym jest niezbędne przeprowadzenie ponownego badania stanu zdrowia ubezpieczonego lub członka rodziny (§ 8 rozporządzenia).

Przepis § 7 ust. 1 rozporządzenia statuuje zasadę, iż zaświadczenie lekarskie wystawia się od dnia, w którym przeprowadzono badanie, lub od dnia bezpośrednio następującego po dniu badania. Od tej zasady są jednak wyjątki. Pierwszy z nich zawarto w § 7 ust. 2 rozporządzenia. Z przepisu tego wynika, iż zaświadczenie lekarskie może być wystawione na okres rozpoczynający się po dniu badania, nie później jednak niż 4 dnia po dniu badania, jeżeli:

1. bezpośrednio po dniu badania przypadają dni wolne od pracy;

2. badanie jest przeprowadzane w okresie wcześniej orzeczonej czasowej niezdolności do pracy.

Kolejny wyjątek dotyczy możliwości wystawienia zwolnienia lekarskiego na okres bezpośrednio poprzedzający datę badania. Z dyspozycji § 7 ust. 3 rozporządzenia wynika, iż okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy może obejmować okres nie dłuższy niż 3 dni poprzedzające dzień, w którym przeprowadzono badanie. Możliwość taka powstaje, jeżeli wyniki badania wykazują, że ubezpieczony w tym okresie niewątpliwie był niezdolny do pracy. Ponadto lekarz psychiatra może wystawić zwolnienie lekarskie na okres niezdolności do pracy dłuższy niż 3 dni poprzedzające badanie, w przypadku stwierdzenia lub podejrzenia zaburzeń psychicznych ograniczających zdolność ubezpieczonego do oceny własnego postępowania (§ 7 ust. 4 rozporządzenia). W sytuacji, gdy okres czasowej niezdolności do pracy przypada na czas pobytu ubezpieczonego w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne, zaświadczenie lekarskie winno obejmować okres od dnia przyjęcia do dnia wypisania (§ 4 rozporządzenia). Wystawia się je nie później niż w dniu wypisania ubezpieczonego z tego szpitala albo innego przedsiębiorstwa podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne. W przypadku dłuższego niż 14 dni pobytu ubezpieczonego w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne, zaświadczenie lekarskie wystawia się co 14 dni.