Ustawodawca nakłada na pracodawców, którzy zawierają umowy o pracę na czas określony przekraczające limity wynikające z kodeksu pracy z obiektywnych przyczyn leżących po ich stronie, obowiązek poinformowania okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy i przyczynach leżących u podstaw takiego działania. Brak powiadomienia skutkować może nałożeniem na pracodawcę grzywny za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. W oparciu o art. 25¹ §  4 kodeksu pracy limity te nie mają zastosowania do umów o pracę zawartych na czas określony:

1. w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2. w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3. w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

4. w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

– jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

W przypadku umowy o pracę, o której mowa w punkcie 4 przywołanego wyżej przepisu, pracodawca jest zobowiązany poinformować okręgowego inspektora pracy o fakcie zawarcia takiej umowy i przyczynach zawarcia takiej umowy. Zgodnie z treścią art. 25¹ §  5 kodeksu pracy pracodawca powinien dokonać powiadomienia w formie pisemnej lub elektronicznej w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

Pracodawca, który nie wykona powyższej opisanego obowiązku, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny. Stosownie do dyspozycji art. 281 pkt 1a kodeksu pracy, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę, o której mowa w art. 25¹ § 4 pkt 4, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

„Wykroczenie popełni pracodawca, […] który w ogóle nie zawiadomi właściwego okręgowego inspektora o zawarciu umowy o pracę na czas określony w warunkach wskazanych w art. 25¹ § 4, jak również ten, który dokona zawiadomienia w niewłaściwy sposób, a więc nie poda przyczyny uzasadniającej – jego zdaniem – zawarcie umowy przekraczającej dopuszczalne limity, oraz ten, który zastosuje niewłaściwą formę lub nieodpowiedni termin zawiadomienia. Dla popełnienia omawianego wykroczenia nie ma znaczenia fakt, czy w danym przypadku istnieje obiektywne uzasadnienie przekroczenia przez pracodawcę maksymalnych limitów zatrudnienia na podstawie umowy lub umów na czas określony” (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak).