Pracownikowi powracającemu do pracy w trakcie roku kalendarzowego, w którym nie nabył jeszcze prawa do urlopu wypoczynkowego, po co najmniej miesięcznym okresie niewykonywania pracy, przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym albo do okresu pozostałego do końca danego roku, albo do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, jeżeli okres ten upływa przed jego końcem (art. 155² § 1 kodeksu pracy).

Do okresów niewykonywania pracy, z których korzystanie przez okres co najmniej miesiąc powoduje proporcjonalne obniżenie wymiaru urlopu, zaliczamy zgodnie z art. 155² § 1 kodeksu pracy:

1. urlop bezpłatny,
2. urlop wychowawczy,
3. okres odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
4. okres tymczasowego aresztowania,
5. okres odbywania kary pozbawienia wolności,
6. okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

W przypadku gdy okres nieobecności przekraczający miesiąc przypada po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego przysługującego w tym roku kalendarzowym, wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika powracającego do pracy w ciągu tego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem okresu nieobecności pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze (art. 155² § 2 kodeksu pracy).

Proporcjonalne obniżenie wymiaru nabytego urlopu wypoczynkowego powodują następujące rodzaje nieobecności:

1. urlop bezpłatny,
2. okres odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
3. okres tymczasowego aresztowania,
4. okres odbywania kary pozbawienia wolności,
5. okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Korzystanie przez pracownika, który nabył urlop wypoczynkowy z urlopu wychowawczego i jego powrót do pracy przed zakończeniem tego roku, w którym nabył prawo do urlopu wypoczynkowego, nie powoduje jego proporcjonalnego obniżenia. Ustawodawca wyłączył bowiem urlop wychowawczy z katalogu okresów nieobecności, których trwanie przez okres co najmniej miesiąca skutkuje obniżeniem wymiaru nabytego urlopu wypoczynkowego.

Warto zwrócić uwagę, że na co najmniej miesięczną przerwę w świadczeniu pracy mogą składać się zarówno okresy jednorodne, jak i mieszane, ale składające się z różnych okresów wskazanych w art. 155²§ 1 kodeksu pracy. Konieczne jest jednak to, iż łącznie nieobecności będą trwać co najmniej 1 miesiąc. Należy pamiętać, iż każdy miesiąc nieobecności powoduje obniżenie wymiaru urlopu o 1/12 przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu (art. 155^2a § 1 kodeksu pracy), zaś przy ustalaniu urlopu proporcjonalnego niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 155³ kodeksu pracy).