Obowiązek zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych wynika z § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pracodawca jest zobowiązany do refundacji, jeśli łącznie spełnione są dwa warunki: pracownik użytkuje monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy (czyli co najmniej 4 godziny dziennie), a wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej potwierdzają potrzebę stosowania okularów lub szkieł kontaktowych. Obowiązek refundacji obejmuje okulary tradycyjne i soczewki kontaktowe.

Zwrot kosztów zakupu okularów lub soczewek, spełniający powyższe warunki, jest zwolniony z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych — jako świadczenie przysługujące na podstawie przepisów BHP. Analogicznie, na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, świadczenie to nie wchodzi do podstawy wymiaru składek ZUS.

Przepisy nie określają maksymalnej kwoty refundacji. To pracodawca ustala jej wysokość, najczęściej w regulaminie wewnątrzzakładowym. Limit powinien jednak być adekwatny, to znaczy umożliwiać pracownikowi zakup szkieł o parametrach zaleconych przez lekarza oraz podstawowych oprawek. Jeśli pracownik zakupił okulary droższe niż przewiduje regulamin, zwrot przysługuje mu wyłącznie do wysokości ustalonego limitu.

Wydatki na zwrot kosztów zakupu okularów lub soczewek dla pracowników stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów pod warunkiem, że obowiązek ich poniesienia wynika z przepisów prawa pracy i zostało wydane stosowne orzeczenie lekarza medycyny pracy. Podstawą do rozliczenia jest faktura — może być wystawiona zarówno na pracownika, jak i na pracodawcę. Warto jednak pamiętać, że pracodawcy nie przysługuje odliczenie VAT od zakupu okularów dla pracownika, niezależnie od tego, na kogo wystawiona jest faktura — prawo do rozporządzania okularami jak właściciel przysługuje pracownikowi, nie pracodawcy.