Pracodawcy regularnie ponoszą wydatki na świadczenia dla pracowników, które nie stanowią dla nich przychodu. Wśród nich można wyróżnić badania profilaktyczne, refundację okularów, szkolenia obowiązkowe i inne świadczenia BHP. W takich sytuacjach pojawia się pytanie, czy skoro pracownik nie płaci podatku, to pracodawca może ująć wydatek w kosztach uzyskania przychodów. Odpowiedź jest jednoznaczna: może, o ile wydatek pozostaje w związku z prowadzoną działalnością i służy jej celom.

Ustawy podatkowe nie uzależniają kosztu podatkowego od tego, czy po stronie pracownika powstaje przychód. Decyduje wyłącznie to, czy wydatek jest racjonalny, gospodarczo uzasadniony i pozostaje w związku z osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem ich źródła. Wskazane warunki określają szczegółowo ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) Dlatego np. badania profilaktyczne, choć nie stanowią przychodu pracownika, są kosztem pracodawcy, bo wynikają z obowiązku ustawowego i umożliwiają dopuszczenie pracownika do pracy. Podobnie refundacja okularów, jeśli wynika z przepisów BHP, stanowi koszt podatkowy, mimo że pracownik nie uzyskuje przychodu.

Inaczej wygląda sytuacja świadczeń, które nie mają związku z działalnością gospodarczą lub są finansowane z ZFŚS w ramach działalności socjalnej. Wydatki finansowane z ZFŚS – niezależnie od tego, czy stanowią przychód pracownika – nie mogą być kosztem podatkowym, bo ustawa wyłącza je wprost. Tu decyduje nie przychód pracownika, lecz charakter świadczenia – jeśli ma ono charakter socjalny, jest finansowane z funduszu i nie służy działalności gospodarczej, nie może być kosztem.

Dlatego każdy wydatek na świadczenia dla pracowników należy oceniać z perspektywy warunków określonych we właściwej ustawie o podatku dochodowym — odpowiednio o CIT lub PIT. Jeżeli wydatek spełnia kryteria kosztu uzyskania przychodu, to fakt, że sfinansowane świadczenie nie stanowi przychodu pracownika, nie ma znaczenia dla rozliczeń pracodawcy. Kluczowy jest związek wydatku z działalnością gospodarczą, a nie jego skutki podatkowe po stronie zatrudnionego.