W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą akta osobowe oraz inne dokumenty związane z zatrudnieniem, jak na przykład dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, wypłaty wynagrodzeń, ubiegania się o urlopy itp. Pracodawca powinien prowadzić je dla każdej zatrudnianej osoby. Wskazane aspekty zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku.

Zgodnie z treścią § 5 wskazanego rozporządzenia pracodawca przechowuje w aktach prowadzonych w postaci papierowej odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Ustawodawca nie zastrzegł szczególnej formy dla odpisów lub kopii dokumentów. Nie ma zatem konieczności umieszczania w aktach osobowych kopii lub odpisów uwierzytelnionych przez notariusza, czy inne podmioty do tego uprawnione.

Egzemplarze dokumentów przekazanych pracodawcy mogą zostać poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z oryginałem dokumentu. W tym celu pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów do wglądu. Poświadczanie za zgodność z oryginałem jest czynnością techniczną. Nie jest to czynność prawna. Zazwyczaj polega ono na zamieszczeniu na dokumencie adnotacji „za zgodność z oryginałem” oraz opatrzeniu jej datą i podpisem osoby, która poświadczała jego zgodność.