Zgodnie z art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem, aby uznać wyjazd za podróż służbową, muszą zostać spełnione łącznie trzy warunki:

• podstawę wyjazdu stanowi polecenie pracodawcy;
• w trakcie wyjazdu pracownik wykonuje zadanie służbowe;
• zadanie służbowe wykonywane jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

W doktrynie przyjmuje się wyjazd na szkolenie nie stanowi podróży służbowej. Nie spełnia on bowiem warunków uznania wyjazdu za podróż służbową określonych w art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy.

Podstawy wyjazdu na szkolenie nie stanowi polecenie pracodawcy. Rzeczony wyjazd następuje z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Wyjazd na szkolenie stanowi bowiem formę podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Przepis art. 103¹ kodeksu pracy podnoszenie kwalifikacji zawodowych definiuje jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Celem wyjazdu na szkolenie jest zdobywanie lub uzupełnianie przez pracownika wiedzy i umiejętności zawodowych. Pracownik nie wykonuje w czasie szkolenia zadań służbowych. Zdarzają się jednak przypadki, gdy wyjazd na szkolenie stanowi dla pracownika wykonywanie zadań służbowych, np. gdy pracownik pełnił funkcję prowadzącego szkolenie lub działa w imieniu organizatora szkolenia. Są to jednak wyjątkowe sytuacje. Ze względu na to, że wyjazd na szkolenie nie stanowi podróży służbowej, nie mają do niego zastosowania przepisy określające zasady rozliczania podróży służbowych.