Nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne może powstać przy błędnym naliczeniu podstawy ich wymiaru, przekroczeniu rocznego limitu 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia czy pomyłce w kwalifikacji tytułu do ubezpieczeń. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje w art. 24 szczegółową procedurę postępowania z takimi środkami. Warto o tym pamiętać, ponieważ prawo do odzyskania nadpłaty jest ograniczone w czasie.

Domyślnym mechanizmem przewidzianym we wspominanej ustawie nie jest automatyczny zwrot nadpłaconych składek, lecz ich zaliczenie z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek płatnika, a w razie ich braku — na poczet składek przyszłych. Zwrot następuje dopiero wtedy, gdy płatnik złoży w tym zakresie wyraźny wniosek. Oznacza to, że sama bierność płatnika nie prowadzi do utraty środków, ale też nie gwarantuje ich fizycznego odzyskania — dopóki nie zostanie złożony wniosek, ZUS będzie konsekwentnie rozliczał nadpłatę na poczet innych należności.

Płatnik, który stwierdzi nadpłatę samodzielnie (na przykład wskutek weryfikacji dokumentów rozliczeniowych) może wystąpić z wnioskiem o zwrot nienależnie opłaconych składek na formularzu RZS-P, wskazując przyczynę powstania nadpłaty. Nadpłatę może też jako pierwszy wykryć sam ZUS. W takiej sytuacji ma obowiązek zawiadomić o niej płatnika, chyba że jej kwota nie przekracza dziesięciokrotności kosztów upomnienia stosowanego w postępowaniu egzekucyjnym — w praktyce chodzi więc o kwoty na tyle niewielkie, że ustawodawca uznał zawiadamianie o nich za nieopłacalne administracyjnie.

Możliwość dochodzenia zwrotu nienależnie opłaconych składek wygasa po upływie 5 lat. Bieg tego terminu liczy się od dnia opłacenia składek, a jeżeli ZUS wystosował do płatnika zawiadomienie o kwocie nadpłaty — od dnia jego otrzymania. Warto podkreślić, że orzecznictwo dotyczące relacji między tymi dwiema datami bywa niejednolite: część składów orzekających przyjmuje, że zawiadomienie może otworzyć nowy, pięcioletni bieg terminu wyłącznie wtedy, gdy zostało wysłane jeszcze przed upływem pierwotnego pięcioletniego terminu liczonego od dnia opłacenia składek — co w praktyce oznacza, że po jego bezskutecznym upływie zawiadomienie wysłane później nie reaktywuje już prawa do zwrotu. Bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu na czas trwania postępowania w sprawie nienależnie opłaconych składek — od jego wszczęcia do dnia uprawomocnienia się decyzji — a także, na okres nie dłuższy niż 2 lata, gdy wydanie decyzji zależy od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd.

Ustawa reguluje również sytuację, w której w chwili stwierdzenia nadpłaty płatnik składek nie istnieje, a jednocześnie brak jest jego następcy prawnego. W takim przypadku ZUS zawiadamia bezpośrednio ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części, która była finansowana z jego środków, i na jego wniosek dokonuje zwrotu na wskazany rachunek bankowy — z zachowaniem ,30-dniowego terminu.

Jeżeli ZUS odmówi zwrotu nadpłaty — czy to z powodu przedawnienia roszczenia, czy z uwagi na zakwestionowanie samego faktu nienależnego opłacenia składek — wydaje w tej sprawie decyzję administracyjną. Od takiej decyzji płatnikowi (lub ubezpieczonemu) przysługuje odwołanie do sądu na zasadach ogólnych, analogicznie jak w innych sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych.